Bases de licitación

(por Enrique Durán Reyes, Ingeniero Civil Metalúrgico, Consultor Senior QDRclaims)

Según lo informé en POST 2, en esta ocasión presentaré algunas ideas fuerza sobre Bases de Licitación, como elementos generadoras de Claims.

Digamos que Bases de Licitación, se refiere a un dossier que contiene todas las disposiciones, condiciones y procedimientos para efectuar una licitación y para el control administrativo de la obra durante su ejecución y hasta su liquidación final. Algunos documentos típicos de este dossier son:

Bases Administrativas Generales, son parte esencial del contrato a suscribir.
Conjunto de normas y requisitos generales, de carácter corporativo, que regulan la contratación de las obras de construcción. Contienen disposiciones sobre procedimientos y términos que regularán y a los que deberá ajustarse el desarrollo de un contrato y las relaciones entre el Mandante y el Contratista que se lo adjudique, incluyendo las etapas previas a la suscripción del contrato y las posteriores a su liquidación.

Bases Administrativas, son parte esencial del contrato a suscribir.
Definen los alcances de una licitación y establecen las características particulares del objeto, encargo licitado, incluye los requisitos que deben cumplir los licitantes, las reglas del concurso o propuesta, las obligaciones y derechos de las partes, forma de pago, modalidad del contrato, garantías, sanciones, multas y premios, entre otras disposiciones que se deberán cumplir y respetar durante la ejecución de una obra.

Bases Técnicas, son parte esencial del contrato a suscribir.
Contienen todos los requerimientos técnicos que permiten definir el Alcance y Calidad del Encargo (planos y documentos de ingeniería, Procedimientos e Instructivos, Reglamentos y Estándares), Instrucciones a los proponentes, Condiciones del contrato

Bases de Medida y Pago, son parte esencial del contrato a suscribir.
Contiene todos los conceptos sobre los cuales se pagará cada una de las partidas del itemizado de presupuesto. Características de cada partida, el precio unitario y la forma de medir la cantidad ejecutada para proceder a su pago.

Como se podrá inferir, la cantidad de datos e información que conforman las bases de licitación, es enorme. De allí que las bases de licitación sean una fuente importante de controversias, toda vez que la generación de los documentos proviene de diferentes fuentes y no existe una instancia conocida que esté encargada de hacer la integración y coherencia de esa información. Normalmente, cada conjunto de documentos se carga como paquete informativo a la base de licitación.

La base de licitación es fuente de controversias en lo que dice relación con la “Preparación de las Bases”, respecto a:

  • La Interpretación de frases y textos, lo que dice relación con la redacción de los documentos y el buen uso del vocabulario preciso, de modo de no afectar aspectos legales de los diferentes conceptos parte de la información entregada.
  • La coherencia de los datos transmitidos, mismos números, mismas conclusiones, mismas definiciones, lo que dice relación con la validez y trazabilidad de los datos, de modo que no exista la posibilidad de interpretación sobre los mismos.
  • La vigencia del dato informado, lo que dice relación con la actualización de la información y el uso de documentos última versión, en especial especificaciones técnicas y planos con verificación topográfica y trigonométrica validada.
  • La subjetividad de algunas redacciones, que dice relación con falta de claridad y especificidad de los contenidos.
  • Lo extenso de redacciones con acápites que no agregan valor, lo que dice relación con la capacidad de síntesis del redactor.
  • La falta de rigor y prolijidad en la preparación de la documentación de licitación, lo que dice relación con la manida costumbre de “cortar-pegar” desde documentos parecidos, teniendo absoluta indolencia respecto a que cada proceso de licitación, documentación incluida, es única e irrepetible.
  • La poca transparencia de la presentación de alguna documentación, donde de manera expresa no se hace mención a riesgos del encargo
  • La descripción del Alcance del encargo, en la base técnica, debe ir acompañado por la Estructura de desglose de la Tarea a nivel 4 a lo menos.
  • En la descripción del plazo de ejecución y el programa de cumplimiento de hitos, la ausencia del programa de ejecución según el dueño, el cual es parte de la información en carácter referencial.

Las bases de licitación son únicas, se trate de licitación de contratos de Ingeniería, Construcción y Montaje, en la modalidad de que se trate, convencional, EPC, EPCM, TKC, BOT. Sin entrar a fondo en este campo, cabría señalar, que la tarea de construir no es de naturaleza repetitiva y que cada trabajo de construcción es único; que el constructor se mueve de uno a otro lugar de trabajo y cada lugar se caracteriza por diferentes condiciones físicas, diferentes códigos y leyes de construcción, distintos inspectores, ingenieros, sindicatos y trabajadores … y que el ingeniero, la institución financiadora, los proveedores de materiales, los materiales, los agentes gremiales y los empresariales difieren de lugar a lugar, todo lo cual crea condiciones potenciales de discrepancias.

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