(por Enrique Durán Reyes, Ingeniero Civil Metalúrgico, Consultor Senior QDRclaims)
Según lo informé en POST 2, en
esta ocasión presentaré algunas ideas fuerza sobre Bases de Licitación, como
elementos generadoras de Claims.
Digamos que Bases de
Licitación, se refiere a un dossier que contiene todas las disposiciones,
condiciones y procedimientos para efectuar una licitación y para el control
administrativo de la obra durante su ejecución y hasta su liquidación final.
Algunos documentos típicos de
este dossier son:
· Bases Administrativas Generales, son parte esencial del
contrato a suscribir.
· Conjunto de normas y requisitos
generales, de carácter corporativo, que regulan la contratación de las obras de
construcción. Contienen disposiciones sobre procedimientos y términos que
regularán y a los que deberá ajustarse el desarrollo de un contrato y las
relaciones entre el Mandante y el Contratista que se lo adjudique, incluyendo
las etapas previas a la suscripción del contrato y las posteriores a su
liquidación.
· Bases Administrativas, son parte esencial del
contrato a suscribir. Definen los alcances de una licitación y establecen las
características particulares del objeto, encargo licitado, incluye los
requisitos que deben cumplir los licitantes, las reglas del concurso o
propuesta, las obligaciones y derechos de las partes, forma de pago, modalidad
del contrato, garantías, sanciones, multas y premios, entre otras disposiciones
que se deberán cumplir y respetar durante la ejecución de una obra.
· Bases Técnicas, son parte esencial del
contrato a suscribir. Contienen todos los requerimientos técnicos que permiten
definir el Alcance y Calidad del Encargo (planos y documentos de ingeniería,
Procedimientos e Instructivos, Reglamentos y Estándares), Instrucciones a los proponentes,
Condiciones del contrato,
· Bases de Medida y Pago, son parte esencial del
contrato a suscribir. Contiene todos los conceptos sobre los cuales se pagará
cada una de las partidas del itemizado de presupuesto. Características de cada
partida, el precio unitario y la forma de medir la cantidad ejecutada para
proceder a su pago.
Como se podrá inferir, la
cantidad de datos e información que conforman las bases de licitación, es
enorme. De allí que las bases de licitación sean una fuente importante de controversias,
toda vez que la generación de los documentos proviene de diferentes fuentes y
no existe una instancia conocida que esté encargada de hacer la integración y
coherencia de esa información. Normalmente, cada conjunto de documentos se
carga como paquete informativo a la base de licitación.
La base de licitación es fuente
de controversias en lo que dice relación con la “Preparación de las Bases”,
respecto a:
· La Interpretación de frases y
textos, lo que dice relación con la redacción de los documentos y el buen uso
del vocabulario preciso, de modo de no afectar
aspectos legales de los diferentes conceptos, parte de la información
entregada.
· La coherencia de los datos
transmitidos, mismos números, mismas conclusiones, mismas definiciones, lo que
dice relación con la validez y trazabilidad de los datos, de modo que no
exista la posibilidad de interpretación sobre los mismos.
· La vigencia del dato informado,
lo que dice en relación con la actualización de la información y el uso de
documentos última versión, en especial especificaciones técnicas y planos con
verificación topográfica y trigonométrica validada.
· La subjetividad de algunas
redacciones, que dice relación con falta de claridad y especificidad de los
contenidos.
· Lo extenso de redacciones con
acápites que no agregan valor, lo que dice relación con la capacidad de
síntesis del redactor.
· La falta de rigor y prolijidad
en la preparación de la documentación de licitación, lo que dice relación con
la manida costumbre de “cortar-pegar” desde documentos parecidos, teniendo
absoluta indolencia respecto a que cada proceso de licitación, documentación
incluida, es única e irrepetible.
· La poca transparencia de la
presentación de alguna documentación, donde de manera expresa no se hace
mención a riesgos del encargo
· La descripción del Alcance del
encargo, en la base técnica, debe ir acompañado por la Estructura de desglose
del Trabajo a nivel 4 a lo menos.
· En la descripción del plazo de
ejecución y el cronograma de cumplimiento de hitos, la ausencia del cronograma
de ejecución según el mandante, el cual es parte de la información en carácter
referencial.
Las bases de licitación son
únicas, se trate de licitación de contratos de Ingeniería, Construcción y
Montaje, en la modalidad de que se trate, convencional, EPC, EPCM, BOT.
Sin entrar a fondo en este
campo, cabría señalar, que la tarea de construir no es de naturaleza
repetitiva y que cada trabajo de construcción es único; que el constructor
se mueve de uno a otro lugar de trabajo y cada lugar se caracteriza por diferentes
condiciones físicas, diferentes códigos y leyes de construcción, distintos
inspectores, ingenieros, sindicatos y trabajadores y…
Que el ingeniero, la institución financiadora, los
proveedores de materiales, los materiales, los agentes gremiales y los
empresariales difieren de lugar a lugar, todo lo cual crea condiciones
potenciales de discrepancias.