Misceláneos

Post 29: Administración contractual customizada

por

(por Antonio Iribarren Catalán, Ingeniero Civil Mecánico, Consultor Senior QDRclaims)

QDR trabaja los temas Claims Contractuales, bajo un enfoque eminentemente PROACTIVO, en lo que denominamos “Ingeniería de Claims Inteligente”, que permite innovar en la gestión de Claims contractuales, al darle mayor peso y énfasis a la aplicación de los Sistemas de Gestión de Contratos-SGC, considerando el nivel  de aplicabilidad y adherencia metodológica que las empresas del rubro desarrollan desde sus sedes centrales, con la finalidad de mejorar y optimizar sus procesos y procedimientos, evolucionando desde una visión tradicional de “aplíquese los SGC”, hacia una visión innovadora e inteligente de “SGC aplicables con KPIs de adherencia metodológica”.

En la gestión de contratos es frecuente observar, que entre los responsables de la ejecución contractual y la sede central, no hay un claro alineamiento entre sus objetivos específicos; hasta es posible notar “intereses” contrapuestos al interior de la organización (cliente).

Es de práctica común, que los ejecutores desestimen el uso de un sin número de instructivos, herramientas, metodologías etc., comprendidos en los Activos de los Procesos de la Organización para los procesos involucrados en la Gestión Contractual, porque la obra los considera “no aplicables” a la realidad diaria que enfrentan: ello refleja un desperdicio de recursos invertidos por la organización para disponer de dichos Activos, los cuales resultan sub-explotados o meramente son un costo hundido que no aporta.      

Esta suerte de desencuentro, introduce mayor incertidumbre y eleva los costos de transacción interna en la gestión y ejecución de los contratos, lo cual eleva la probabilidad de ocurrencia de un Claim y disminuye en beneficio neto del Contrato involucrado, afectando el retorno esperado por el accionista.

Según QDR, dos de los factores importantes asociados a la aplicación exitosa de los SGCs, son la función del nivel de aplicabilidad de dichos activos, y la adherencia metodológica de los profesionales del Equipo del Contrato: nuestra solución “Administración Contractual Customizada” apunta a Verificar y optimizar el uso eficiente de los Activos de los Procesos de la Organización definidos por el Mandante para los procesos involucrados en la Gestión de los Contratos, en particular, asegurando que sean aplicados en obra, utilizando las mejores prácticas de adherencia metodológica.

La comprensión y análisis en el desarrollo de una Administración Contractual, debe considerar el cumplimiento ordenado de acciones que involucren la participación y feedback de aquellos agentes o unidades de negocio que participan y velan por intereses que signifique verdaderamente Administrar.

En ese sentido, es sabido, el fracaso o éxito del proyecto, no sólo se resuelve estableciendo procesos y procedimientos, sino que la exigencia de dichos actos concatenados sean aterrizados y aplicados en obra utilizando las mejores prácticas de una adherencia metodológica, lo cual considera el comportamiento organizacional de la Empresa, que permita evaluar y medir a los profesionales que efectivamente pondrán sobre la marcha o a inicio de un contrato esta Administración de Contratos Customizada.

El objetivo de la Administración Contractual Customizada, es Verificar y optimizar el uso eficiente de los Activos de los Procesos de la Organización, definidos por el Mandante para los procesos involucrados en la Gestión de los Contratos, a partir de los documentos de los Activos de los Procesos de la Organización (APO) definidos por el Mandante, para los procesos involucrados en la Gestión de los Contratos (procesos, procedimientos, estrategias, normas, políticas, mínimos estándares, procedimientos, instructivos, formularios, herramientas, formatos, sistemas de información, junto con las lecciones aprendidas y la información histórica de la base corporativa de conocimiento de la organización).

QDR destaca la importancia de exigir a todo el personal clave del equipo de contrato que lea entienda e internalice las obligaciones contractuales inmanentes. Por ende, dicho personal debe estudiar todo el contrato y además administrar y controlar lo que le corresponda según su rol. 

Algunas de las actividades del Plan de Trabajo, son las siguientes:

·       Organizar base datos

·       Examen preliminar documentos

·       Análisis documentos observados

·       Reunión de Alineamiento

·       Entrevistas a personal Clave Sede central

·       Análisis, Evaluación y Plan de Acción de la Aplicabilidad

·       Definir mediciones de cumplimiento/KPIs

·       Encuestas y Entrevistas a personal clave de obras

·       Plan de Gestion de Adherencia Metodológica

·       Capacitar en la Actualización de los APO y medir el cumplimiento de los estándares de gestión a cada obra

Entregables del Servicio

·       Relatoría, Facilitación del workshop interno “Aplicabilidad APO a procesos Gestion Contractual”

·       Informe Aplicabilidad APO

·       Relatoría, Facilitación del workshop interno “Adherencia Metodológica”

·       Informe Adherencia Metodológica

·       Relatoría de la Capacitación en la Actualización de los APO, a cada una de las Obras

·       Presentación del Informe final.

El servicio se realiza con metodologías QDR, en un plazo de 12-14 semanas, y es función de la labor ya realizada por nuestro cliente, la cantidad/disponibilidad de la documentación del Contrato y la disponibilidad de los actores clave de los Contratos.

 

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Post 36: Resiliencia contractual: contratos menos vulnerables a Claims

por

(por Antonio Iribarren y Wilfredo Solano, Consultores Senior QDRclaims)

La resiliencia es la capacidad que permite a los seres humanos adaptarse y superar situaciones complejas, a partir de una experiencia ya ocurrida en sus vidas. En el marco de la ejecución contractual, la aparición de una controversia entre las partes, puede equipararse a una situación de determinada complejidad -de mayor o menor grado-, en función de la brecha entre las posiciones de cada parte. La adaptación y superación ante la adversidad, significa entonces, la capacidad de ambas partes de un contrato, en aprender del mismo contrato, reduciendo las brechas observadas; es decir acercándose ambas, a la mejor asignación de riesgos posibles, que permita minimizar la exposición del contrato a una situación Claim: Resiliencia Contractual.

Así, en cada generación de contratos, contemporáneamente se va aprendiendo y corrigiendo su estructura y diseño, desde el uso de un lenguaje complejo, hacia uno  más amigable y sencillo (perfectamente entendible y asequible a cualquier especialista que esté involucrado en la gestión contractual), hasta instalar mecanismos que puedan acotar y controlar ex-ante el surgimiento de compensaciones exigibles: relacionar la resiliencia a contratos, reafirma la visión que los contratos son instrumentos «vivos», que se pueden mejorar, adaptar, para que sean eficientes durante su ejecución.

Los proyectos de la industria de la construcción, están llenos de riesgos y oportunidades relacionados con todos los stakeholders en un contrato: cómo y cuándo se identifican y gestionan estos riesgos, facilitará el éxito. No todos los riesgos pueden ser previstos, y precisamente son los impactos imprevistos los que crean un aumento de las Controversias entre las partes, debido a la falta de comprensión, planificación insuficiente y falta de habilidad para gestionarlas.

Los Claims/Controversias, forman parte integral del proceso de ejecución del contrato, tienen su génesis y se generan antes de la firma del contrato: existen diferencias entre (y no es lo mismo) prevenir un Claim que prevenir una Controversia, y la diferencia la hace, la firma del contrato según se indica abajo:

El Claim Contractual tiene la forma de Oportunidad cuando se trata de debilidades de la Otra Parte, y forma de Riesgo cuando se trata de debilidades propias de la Parte. Eufemísticamente en el primer caso se trata de “Levantar Claims” y “Atajar Claims” en el segundo.

Tanto Mandante como Contratista, generalmente actúan reactivamente los procesos Claims: resuelven conflictos cuando el Claim ya está en “la mesa”. Es importante trabajar bajo un enfoque Proactivo -tal como la Ingeniería de Claims Inteligente, que otorga mayor peso y énfasis a la alerta o detección temprana de Claims / Controversias-, abordando de manera anticipada la identificación, cuantificación, control y gestión de brechas Claims, evolucionando desde una visión tradicional de “resolver un Claim” hacia una visión de “prevenir una Claim”.

Dicho lo anterior, se puede alcanzar resiliencia en la ejecución de los contratos, desde el punto de vista de los Mandantes y de los Contratistas.

  • Del lado del Mandante, hay un aprendizaje continuo respecto a la gestión de Claims contractuales: cada nueva generación o modelo de contrato, es factible de ser mejorado, reduciendo de manera significativa los riesgos asociados a su ejecución.
  • Del lado del Contratista, le permite asignar más eficientemente sus recursos entre su portafolio de contratos, dimensionar y proyectar con mayor grado de confianza de sus contratos, reduce los costos de transacción para gestionar contratos.

En definitiva, la resiliencia contractual está asociada a una visión innovadora e inteligente, que permite prevenir una controversia o reducir significativamente la probabilidad de su ocurrencia, resultando mutuamente beneficiosa para las partes, permitiendo un escenario más estable y predecible para la ejecución de contratos: un juego en que ambos ganan.

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Post 38: Pánico escénico en Claims contractuales

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(Antonio Iribarren y Christian Sepúlveda, Consultores Senior QDRclaims)

En verdad está frase pareciera más bien aplicable no solo al teatro -lugar de origen de ésta- o a las presentaciones, discursos o charlas que unos más que otros “sufren”, principalmente por la expectativa de la reacción de la audiencia, no importa lo bien preparado que se esté, lo bien que se conozca el tema, ni siquiera que el público sea conocido….es algo muy individual que en casos más extremos puede incluso resolverse con cursos, capacitaciones o incluso asesoría psicológica.

Ahora, ¿ocurre esto cuando estamos en la ejecución de un contrato? Nuestra experiencia demuestra que sí, cambiamos el escenario por una mesa, el público por nuestra contraparte y voila: aparece el “Pánico Escénico”, aplicando la misma relación de elementos del ejemplo, la presentación se transforma en el “conflicto”, un desacuerdo profundo que ustedes deben resolver para no impactar su contrato (costo y plazo): están bien preparados, con los respaldos correctos, documentos, cartas, planillas, etc…., pero ¿son todos los respaldos necesarios?, ¿serán suficientes?, ¿conozco profundamente mi contrato para referenciarlo en la negociación que se avecina?

Es sabido que durante el ciclo de vida de un contrato -independientemente de su tamaño, tipo y ubicación- en cualquier momento vivirá y se producirán diferencias de opinión, que el contratista plasma en una Solicitud de Compensación, controversias, conflictos de numerosos tipos.

Existe una gran corriente mundial académica de opinión, que establece que los contratos de los proyectos de construcción han creado e implementado su propia versión de los opuestos (no significa enemigos): el Mandante y el Contratista. Ambos quieren minimizar sus costos y maximizar sus beneficios (un poco de productividad pura, hacer más con menos, manteniendo la calidad, reduciendo tiempos muertos, reproceso, etc.), conceptos sobre los cuales no puede ni debe existir desacuerdos, puesto que las partes están haciendo su trabajo, cada uno defiende sus intereses, lo cual es 100% ético, honorable, correcto.

La situación se enturbia cuando alguna de las partes interpreta -bien o mal- que el otro lo está pasando a llevar en sus derechos y obligaciones contractuales, porque la dura realidad, es que existe grandes posibilidades de que las personas en una posición de poder, adopten rápidamente un enfoque conservador individual, haciendo caso omiso a las bases acordadas en el contrato, y su administración y aplicación justa y razonada: el potencial de que se produzcan enfrentamientos que impacten negativamente el contrato, es de ocurrencia común, y no está cubierta por ninguna cláusula expresa o implícita de los contratos.

Pero ¡¡OJO!!: las metodologías, técnicas y herramientas, para resolver dichas diferencias son las mismas, tanto para el Mandante como para el Contratista y entonces, para asegurar la supervivencia al mercado de hoy, el Contratista se ha visto obligado a aprender, a entender sus derechos y las técnicas de supervivencia cuando se presenta un Claim.

Por otro lado, los Mandantes -además de prepararse para solicitudes de compensaciones adicionales de sus Contratistas- deben garantizar la rentabilidad de sus proyectos/contratos mediante la defensa robusta y contundente de Claims generados por un Contratista, que tiene la intención de recuperar sus costos con Solicitudes de Compensación, Órdenes de Cambio, Claims, Negociaciones al final del contrato.

En el mundo de Claims contractuales, esta imagen del pre y post negociación es muy frecuente. Hemos tenido la experiencia de ser llamados por clientes en ambos momentos: aquellos con “pánico escénico” nos piden cotizarles “Prepararse para la Negociación” -incluyendo revisión de documentos en calidad, sustento y validez contractual- sin embargo (en su gran mayoría), ha estado en esta situación, van al escenario y sucumben ante su Mandante, se retiran debilitados con las manos vacías o con menos de lo que esperaban.

Entonces nos vuelven a llamar, pero esta vez el escenario es otro, ya la única opción es la preparación de un Claim/Arbitraje, perdieron la oportunidad y además se revelaron los antecedentes que le permitirán al Mandante estar preparados, lo que ciertamente perjudica la posición y posibilidades de un buen resultado, entendiéndose como la asignación equitativa de la responsabilidad en las desviaciones. NO LO DUDE: SI TIENE CONFLICTOS CONTRACTUALES, CONVERSEMOS

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Post 39: Delay: atraso, retraso o demora?

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(por Antonio Iribarren Ingeniero Consultor Senior QDRclaims)

Si bien dichas palabras parecieran sinónimas, existen matices en el uso cotidiano, pero muy en particular, en su correcto uso aplicado a la Ingeniería de Costos en el ámbito de los proyectos de Inversión y Continuidad  Operacional y sus contratos asociados. Algunos -principalmente aquellos que no son del ámbito de los contratos de los proyectos-, sostienen que son sinónimos y que da lo mismo el uso de cualquiera de ellos, porque “se entiende y eso es suficiente”: en mi opinión, NO es suficiente y existen diferencias importantes. (La acepción Retardo -me sumo a la generalidad de los países de habla inglesa-, la desecho por lo peyorativo asociado a “mental delay”)

Según la experiencia internacional en contratos de construcción, los conocimientos y mecanismos aplicables a la ingeniería de Costos en los proyectos, han sido desarrollados en países anglosajones del sistema legal Common Law (Derecho Común que tiene como base el Principio del Precedente/Jurisprudencia), desde donde se realizan las “traducciones” al castellano. Comparativamente, el Civil Law es el sistema legal aplicable en nuestros países sudamericanos, que tiene como fuente el Derecho Romano-Germano y sus principios basados en la codificación de normas. Constatamos una y otra vez, la falta de prolijidad en la traducción de palabras anglosajonas basadas en google traductor o potentes diccionarios inglés-español (Cambridge, Linguee, otros),en vez de hacerlo basado en el “seniority” que probados especialistas y expertos “técnicos” realizan en la traducción de palabras y términos anglosajones: como ustedes saben colegas, no sirve de mucho ser “bilingüe” cuando se trata de traducir documentos de orden técnicos. Este problema se torna crítico, cuando el lenguaje utilizado ha sido traducido a discreción, sin un hilo conductor y cohesivo, que permita entender claramente el concepto en su conjunto.

Nuestro trabajo/deber, es proporcionar términos comúnmente utilizados en todas las facetas de la ingeniería de costos, desarrollados por probados especialistas y expertos en la materia. La traducción del término Delay lahemos sometido a un proceso de revisión exhaustivo, y hoy en vias de someter a la aprobación de la AACE International: la mejor y más acertada traducción de delay, es la siguiente:

Traducción correcta de Delay; definición de atraso,retraso y demora, en lo cotidiano y asociado a un entregable de un proyecto/contrato.

En el siguiente gráfico, se puede apreciar muy claramente las diferencias:

Delay : ¿atraso o retraso?. explicación de diferencias entre traducciones.

Finalmente y a título de ejemplo, quien es un lego en el ámbito legal pudiera decir que Rescindir, Resolver o Resciliar un contrato son lo mismo, porque son sinónimos (todos están asociados al termino anticipado del contrato), pero quienes conocemos del tema Contratos, tenemos muy claro que son cosas diferentes, y por ende, somos muy cuidadosos cuando nos referimos a esos conceptos.

Estimado lector, según tu conocimiento y experiencia, tal vez te interese examinar otros artículos similares: si ese fuera el caso, QDR pone a tu disposición https://qdrclaims.com/comunidad-repositorio/