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Levantar Eventos Compensables/Claims

18/06/202414/06/2024 por QDR

QDR

QDR es una firma Consultora de Alta Confianza del Mandante/Contratista que trabaja sobre todos los aspectos y procesos preliminares al Arbitraje/Juicio del Claim relacionados con desviaciones en alcance, cronograma y costos, y también como Peritos independientes e imparciales en el ámbito de profesionales y técnicos de la Ingeniería, Procura, Construcción y PEM. Nuestra vasta experiencia en el rubro –más de 12 años como Peritos internacionales en Claims, Resolución de Controversias y Arbitrajes- se resume en 13 arbitrajes y 47 servicios Claims, a contratos por más de 4 mil millones de dólares.

Con las experiencias recogidas e internalizadas, podemos ofrecer Eventos Compensables/Claims contundentes con respaldo técnico profundo, en línea con la creciente sofisticación, donde lo básico/superficial queda descartado, pues cada vez hay más análisis forenses complejos, en lo que denominamos “Servicio Levantar Eventos Compensables/Claim”.

El Contexto

Se ha tornado recurrente la práctica de que los mismos administradores de contrato, elaboren los Claims por controversias contractual/constructiva/ingenieril.
El Claim tiene un camino de análisis de desviaciones eminentemente técnico-administrativo, que requiere “tiempo de calidad” del equipo de contratos, para elaborar los Claims.
Ya no es posible soslayar que las controversias y los Claims forman parte integral de la ejecución del contrato en ejecución
no se ha instalado en el mundo de los contratos de los proyectos, que se reconozca e internalice la alta frecuencia de ocurrencias de controversias/conflictos/Claims en los contratos.
Los Mandantes y Contratistas no han sido debidamente educados respecto como abordar metodológicamente situaciones Claims. Además, no existe en la estructura de sus costos, ítem Claims.
Muchos de los contratos de construcción priorizan el avance constructivo por sobre el resto de las actividades.
Es muy poco frecuente constatar la aplicación de mecanismos de análisis detallados de los costos/daños, análisis para determinar las desviaciones de cronogramas, y mucho menos Relaciones Causa-Efecto que muestren el impacto.

Importancia de levantar Eventos Compensables / Claims

Las partes necesitan la intervención planificada de un profesional calificado independiente e imparcial, con el objetivo de apoyarlos a tiempo parcial “just in time” durante un periodo de tiempo, para ofrecerles previsiones de negocio y responder con objetividad sus requerimientos.

Fundamentos Estratégicos

Según QDR, dos de los factores importantes asociados a “levantar” exitosamente Eventos Compensables/Claims: internalizar como un hecho de la causa, la visión sesgada que tiene el equipo del contrato, al momento de surgir controversias (lo que va en desmedro de los propios “owners”), e informes de Eventos Compensables/Claims contundentes con respaldo técnico profundo en la sustentación y valorización de los daños, en línea con la creciente sofisticación, donde lo básico/superficial quede descartado.

Propósito

Identificar daños, justificar su excusabilidad/compensabilidad, elegir y aplicar el método que dimensione dicha compensabilidad, para levantar exitosamente el Evento Compensable.

Modelo de Servicio

El modelo QDR para Levantar Eventos Compensables/Claims, es la suma de los procesos “Sustentar Daños” y “Valorizar Daños”: buscan la excusabilidad y compensabilidad de las desviaciones del contrato[1] -independientemente del tipo, modelo o modalidad- que dieron lugar a responsabilidades reclamables, la causalidad y las técnicas, herramientas, y/o metodologías a utilizar para la presentación racional y la fijación razonable de esos daños, según el siguiente proceso esquemático:

Entregables

Informe Evento Compensable/Claim.

[1] Para un Ingeniero de Claims, “un contrato, es un contrato”, independientemente del tipo, modelo o modalidad

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Servicio de Apoyo Técnico Orientado al Claim

08/06/202408/06/2024 por QDR

QDR

Somos una firma consultora de alta confianza, tanto para mandantes como contratistas, especializada en todos los aspectos y procesos preliminares al arbitraje o juicio de claims relacionados con desviaciones en alcance, cronograma y costos. Contamos con más de 12 años de experiencia como peritos internacionales en resolución de controversias y arbitrajes, habiendo participado en 13 arbitrajes y 47 servicios de claims, gestionando contratos por más de 4 mil millones de dólares.

El Contexto

En el ámbito de Contratos de Construcción, podemos identificar que:

Se ha tornado recurrente la práctica de llevar cuestiones propias de la discusión contractual /constructiva/ingenieril de las controversias, al ámbito judicial.
Es altamente probable, que las partes no conozcan la condición o situación que determina el grado de gestión de los Claims -en alcance, costo y/o plazo- de su contrato, que le permitirá avanzar hacia los objetivos de su gestión efectiva.
Los mandantes y/o contratistas -normalmente- no disponen de una Matriz de Riesgos Claims, ni conocen el proceso asociado a los Riesgos Claims de sus Contratos y en consecuencia sus Matrices de Riesgos son incompletas y no incluyen todas las categorías de Claims relevantes/potenciales.
Los Riesgos Claims contractuales tienen el sentido de interpretar factores que con una alta probabilidad afectarán el desempeño y la relación contractual entre las partes, por interpretaciones desiguales, vicios ocultos emergiendo, falta de información, etc., que podrían afectar los compromisos de plazo y costo del contrato, por la aparición de conceptos controversiales que pueden desembocar en conflictos y estos, escalar a Claims formales.

Importancia del Apoyo Técnico en Claims

Durante la ejecución de los contratos, es crucial recibir un apoyo técnico de alta calidad para manejar controversias que surgen en obra. Este apoyo técnico, complementado con evaluaciones jurídicas, se enfoca en controversias relacionadas con los derechos y obligaciones de las partes, tales como condiciones del terreno, cambios fuera del alcance, aceleramiento, suspensiones, terminaciones, órdenes de cambio, clima, huelgas, y variaciones en cantidades.

Fundamentos Estratégicos

Es esencial examinar la génesis de las controversias no resueltas y definir técnicas y metodologías para zanjar las desviaciones asociadas a cambios en alcance, cronograma y sobrecostos en los contratos. Un acompañamiento estratégico en la administración del contrato, que combine aspectos jurídicos y técnicos, es fundamental para gestionar eficazmente los Claims.

Propósito

Evaluar la Salud-Claims del contrato, identificar y adicionar a la matriz de riesgos del contrato los riesgos de claims a los que esté expuesto y gestionar periódicamente estos riesgos por desviaciones en atrasos y pérdida de productividad.

Modelo de Servicio

El Plan de Trabajo de QDR y sus fases, contiene el proceso en que vamos a evaluar la Salud-Claims del contrato, adicionar a la Matriz de Riesgos del Contrato los Riesgos Claims a lo que este expuesto y gestionar Virtualmente los Riesgos Claims, por desviaciones en atrasos y pérdida de productividad.

Se puede resumir nuestro plan así: vamos a usar los datos y tecnología digital disponibles de la manera más efectiva, para verificar la salud-Claims del contrato y realizar la gestión virtual de Riesgos Claims por teleconferencias, con mantenimiento de matriz.

Entregables

Línea Base Salud-Claims del Contrato.
Línea Base Actualizada Matriz Riesgos Claims.
Línea Base Actual Matriz de Riesgos Claims.
Informes periódicos de Mantenimiento Matriz Riesgos Claims.

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GESTION DE MATRIZ DE RIESGOS CLAIMS

26/12/202330/01/2023 por QDR

Matriz de Riesgos Claims

¿Está disponible en sus Proyectos, una Matriz de Riesgos?: probable que SI, porque avanzar en un proyecto sin un enfoque proactivo de la Gestión de Riesgos (alcance, cronograma, costo, calidad), generará un mayor número de problemas, como consecuencia de las amenazas no gestionadas.

Perfecto verdad, pero los Riesgos Claims, ¿están dentro de la Matriz de Riesgos de los Contratos del Proyecto?…….es altamente probable que los Mandantes no dispongan de una Matriz de Riesgos Claims, ni conozcan el proceso asociado a los Riesgos Claims de sus Contratos y en consecuencia, sus Matrices de Riesgos sean incompletas y no incluyan todas las categorías de Claims relevantes / potenciales: una Matriz de Riesgos Claims, resuelve esa importante brecha.

Adicionar a los Riesgos propios del Contrato del Mandante, los Riesgos Claims, detectando Riesgos potenciales de Claims que nacen de la revisión experta del Contrato y su Matriz de Riesgos asociada, deriva en la Matriz de Riesgos Claims: esta nueva Matriz, mantenida mensualmente por atrasos y pérdidas de productividad, es una poderosa herramienta de gestión de Riesgos del Contrato.

Los Mandantes (gerentes de proyecto) necesitan una Matriz de Riesgos Claims y su mantenimiento periódico mensual.

Modelo QDR Matriz de Riesgos Claims

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ANALISIS TEMPRANO DE BRECHAS CLAIMS

29/11/202330/01/2023 por QDR

Análisis Temprano de Brechas Claims

QDR introduce procesos de prevención de Claims durante el desarrollo de la estrategia de ejecución de los contratos. Estos servicios permiten a nuestros clientes, incorporar correcciones, aclaraciones y procesos de gestión de controversias en los documentos del contrato, antes de que se ejecuten.

QDR considera un hecho que en el mundo de los contratos de proyectos en todo el mundo, en promedio, alrededor del 25% de la inversión proviene de sobrecostos debido a cambios en el Encargo, y un 10% adicional está asociado a sobrecostos causados por Claims, lo cual es una amenaza para el negocio: deseamos influir en la forma en que los owners (de ambos lados) manejan los procesos Claims, casi siempre reactivos, lo que significa … que resuelven conflictos cuando el Claim ya está en la «mesa».

En QDR hemos tomado muy en serio, la cruda realidad de que los excesos presupuestarios debido a Ordenes de Cambio y Claims, son demasiado comunes para grandes proyectos en todo el mundo. Estamos trabajando para influir significativamente en la forma en que los mandantes, gerentes de construcción y contratistas abordan el manejo de los Claims, para mejorar la ejecución de los contratos para todos los interesados.

Los procesos existentes, son casi totalmente reactivos y se centran en resolver controversias solo después de que una de las partes haya experimentado daños y un Claim ya esté sobre la mesa. Preferimos un enfoque eminentemente proactivo, entendiendo que el mejor momento para evitar Claims, es antes de que se ejecute el contrato.

Aplicamos nuestro proceso de revisión a los documentos de definición del alcance de los contratos para identificar diferentes interpretaciones posibles de los términos del contrato, conflictos latentes y falta de claridad en el alcance o la responsabilidad contractual. Llamamos a esto, Brechas Claims, porque son las fuentes de controversias y conflictos que se convierten en Claims formales.

Los mayores riesgos de Claims pueden identificarse y deben abordarse antes de firmar el contrato. Para aquellos que no se abordan, se puede establecer un conjunto de procedimientos formales, pero simples para garantizar una resolución oportuna. Esos procedimientos pueden incorporarse al contrato o en un acuerdo de asociación, si las partes lo desean.

Nuestra entrega habitual es un Plan de Prevención y Gestión de Controversias para el contrato en estudio, y el esfuerzo de preparación depende de la complejidad de los contratos, el volumen y la disponibilidad de documentos ad-hoc y la participación del personal clave del cliente.

Si bien cada contrato es único, las fuentes de Claims más comunes y costosas, pueden identificarse y prevenirse casi por completo. El Análisis Temprano de Brechas de Claims, es uno de los servicios de mayor valor que podemos proporcionar, ya que nos permite resolver Claims al menor costo posible para todos, previniéndolos antes de que surjan.

Metodología Análisis de Brechas Claims (Oportunidades y Riesgos)

El análisis de Oportunidades y análisis de Riesgos, en general se realiza a:

Toda la documentación contractual (Línea Base Documental)

Proceso de licitación y Ejecución (Línea Base del Proceso de Licitación y Ejecución)
La estructura y contenidos del contrato resultante (Línea Base del Contrato)
Las funciones técnico-administrativas que la organización ha dispuesto para la administración del contrato y las relaciones que de ahí deriven (Línea Base de la Organización)
La Planificación y Programación de la ejecución (Línea Base del Cronograma)

Algunos Entregables típicos:

Informe “Oportunidades, Líneas de acción y Recomendaciones para levantar Controversias Críticas potenciales de Claim”
Relatoría, Facilitación del workshop interno “Análisis de Oportunidades para levantar Controversias Críticas potenciales de Claim”.
Informe “Identificación de Brechas y Plan de Acción para el control / mitigación de las mismas”
Relatoría, Facilitación del workshop interno “Análisis de Riesgo Residual para las brechas detectadas”.

El servicio se realiza con metodologías QDR, se tarda de 10 a 18 semanas llevar a cabo el trabajo, plazo que es función -y depende- de la complejidad del caso, el volumen y la disponibilidad de los documentos clave y disponibilidad de personal del cliente.

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Claims y Peritajes

20/12/202301/12/2022 por QDR

Procesos Claims y Peritajes

Conjunto de reglas para definir y aplicar metodologías, técnicas y herramientas reconocidas internacionalmente, a los procesos Claims/Peritajes (según QDR, los Procesos Claims y Peritajes, solo difieren en Absolver Peritaje Contradictorio): comprender y validar el encargo, conocer, comprender el contrato y sus desviaciones, definir y aplicar los mecanismos pertinentes, evaluar la situación en disputa, proporcionar un análisis técnico, determinar consecuencias y emitir un Informe Pericial que ayude a los decisores/tribunal a entender el tema y a dictar una resolución.

QDR formula un marco conceptual sobre el cual se organiza el documento, entendido como el Proceso de Elaboración de Entregables[1]. Eso alude concretamente a presentar el plan de trabajo para producir el servicio, que se traduce a definir un propósito, esquematizar el modelo, generar la metodología y definir la estrategia necesaria para realizar los análisis, evaluaciones y cuantificación de Daños Costos/Plazo/Alcance en el Encargo requeridas: la falta de un «plan de trabajo explicito» podría comprometer los resultados periciales y dificultar al tribunal un mejor entendimiento del problema sobre el cual le corresponde dirimir.

[1] Proceso QDR Elaboración de Entregables
Análisis del Consultor: Desarrollar las tareas del encargo bajo Efectividad Textual, para construir el Entregable
Revisiones del Dueño del Entregable: Analizar, discutir y decidir los cambios en el documento del Consultor, para actualizar el Entregable en Revisión
Impecabilidad: Asegurar el estándar de Impecabilidad QDR al Entregable

Reunión de inicio y estrategia para abordar el Peritaje
• Expectativas mutuas
• Definir las condiciones imprescindibles para crear el plan y el índice de materias, sustentado en el WBS de la Oferta Técnica-Económica QDR

Propósito para cada capítulo y sección del Índice
Definir el propósito de cada capítulo, sección e ítem del índice, en base al contenido de materias del Peritaje

Asignación de tareas a los Peritos, bajo prisma EAD
Asignar a cada Perito del equipo, sus tareas y plazos, en base a:
• Propósito de los capítulos del índice
• Equipo de Alto Desempeño

Reuniones Alineamiento y Aclaratorias
Constante y permanente trabajo conjunto Abogados-Parte-Peritos, buscando la credibilidad del peritaje frente al Tribunal

Análisis y Revisiones del Perito
Desarrollar las tareas del encargo, discutir, decidir cambios y actualizarlos, en base a los Activos de los Procesos QDR

Generar el Peritaje
Integrar actualizaciones del equipo al Peritaje, cuidando que las tareas estén bajo los estándares de calidad de los Activos de los Procesos QDR

QDR sostiene y comparte que el propósito de un Peritaje es el objetivo que se espera lograr al terminar (en plazo) el trabajo pericial, para aportar un testimonio de valor a un tribunal vía un informe pericial estructurado, que representa neutra y objetivamente el daño reclamado, con una opinión robusta, certera, creíble y escrita en un relato entendible.

Fases Modelo QDR Elaborar Peritajes Cuantificación de Daños Costos/Plazo/Alcance

El Plan de Trabajo de QDR y sus Fases, contiene el proceso de conocer y comprender el contrato, sus desviaciones y la demanda arbitral asociada. Se puede resumir así: usar los datos disponibles de la manera más efectiva, para analizar los trabajos ejecutados.

Las Fases del Modelo QDR Cuantificar Daños Costos/Plazo/Alcance a Peritajes, son la integración de los procesos “Sustentar Daños”, “Valorizar Daños” y la “Absolver Peritaje Contradictorio”, de aplicación obligada en las epatas de las Demandas Arbitrales: buscan la excusabilidad, compensabilidad, causalidad y los mecanismos para la valorización de los daños.

QDR cuenta con experiencias probadas en la aplicación de técnicas y metodologías maduras y probadas en la cuantificación y valorización de costos de las materias que impactan costos, plazo y alcances de un Contrato ad-hoc: se muestra fases del modelo QDR Elaborar Peritajes Cuantificación de Daños.

Costos/Plazo
• Sustentar Daños: Analizar la Excusabilidad y Compensabilidad de los daños costos-plazo
• Valorización Daños: Aplicar Método para dimensionar la Compensabilidad y Calcularla

Desviaciones en el Alcance
• Identificar Requisitos: Sectorizar contrato en elementos e identificar requisitos alto nivel
• Determinar Falta de Cumplimiento: Identificar brechas entre las normas aplicables del contrato y la funcionalidad de lo construido

Absolver Peritaje Contradictorio
Determinar pertinencia, coherencia metodológica y precisión de los resultados aplicados al Peritaje contradictorio

Cuantificar Daños Plazo

Los expertos en Atrasos de Cronogramas de QDR, tienen un vasto conocimiento y experiencia en Planificación y desarrollo de Análisis Forense de Cronogramas (análisis de cronograma más análisis de atrasos) en proyectos y contratos para la industria de ingeniería/construcción, son especialistas en Primavera P6 y Microsoft Project.

Incluye la preparación, revisión y análisis de los siguientes tipos de cronogramas y análisis de atrasos:

Plan de Gestión de Cronogramas
Línea Base de Cronogramas
Determinación de la Ruta Crítica
Actualizaciones Periódicas al Cronograma
Recursos y Costos Cargados al Cronograma
Análisis Forense de Cronogramas
Análisis de Extensión de Plazo
Análisis de Aceleramiento
Análisis de Impacto del Plazo
Análisis de Atrasos Concurrentes
Cálculo de los daños plazo

Cuantificar Daños Costos

Los expertos en recuperación de Daños Costos adicionales de QDR, tienen amplia experiencia en la estimación de costos de los proyectos y contratos de ingeniería/construcción y en la evaluación y cuantificación de los daños asociados a los Claims.

QDR combina su experiencia y conocimiento, para proporcionar un enfoque integrado para el análisis de la Claims/Peritajes. No sólo busca identificar los problemas técnicos que provocaron el crecimiento de horas-hombre y costos en los informes de costos del Contratista, sino que también busca asegurar que los costos representados en los informes de costos son trazables y contemporáneos.

Incluye la preparación, revisión y análisis de los siguientes tipos de presupuestos, estimaciones y análisis:

Estimaciones de la Oferta (Suma Alzada, Precio Unitario)
Análisis de errores en la Oferta
Análisis de variación de Costos
Evaluaciones y Precio de Órdenes de Cambio
Evaluaciones de costos de Manos de Obra y Materiales
Análisis Pérdida Productividad de la Mano de Obra: Milla Medida
Análisis de Trastornos/Disruptions
Análisis Causa Efecto
Costos por plazo adicional
Sobre Costos Oficina Central
Lucro cesante
Daños Costos

Cuantificar Desviaciones al Alcance

Las Fases del Modelo QDR de Cuantificación de Desviaciones del Alcance a Peritajes responden a las preguntas:

a) ¿El tipo de trabajo estuvo dentro de lo contemplado por las partes cuando firmaron el contrato? y
b) ¿El producto terminado era sustancialmente igual al producto contemplado originalmente?

QDR tiene experiencia comprobada en la aplicación de las diferentes Técnicas de Análisis de Desviación del Alcance, las cuales tienen capacidades adicionales para dar respuestas completas a estas preguntas

Tener a la vista, documentación suficiente que permita conocer y comprender perfectamente el contrato y sus deviaciones, evaluar el encargo, definir y aplicar las técnicas, herramientas y metodologías pertinentes, para determinar incumplimientos y emitir un Informe Pericial de Cuantificación de Desviaciones en el Alcance. Deben cumplirse las siguientes acciones esenciales:

ü Identificar requisitos: sectorizar el Contrato en elementos e identificar requisitos de alto nivel, previamente establecidos en el Contrato.

ü Determinar Falta de Cumplimiento: identificar brechas entre las especificaciones del Contrato y la funcionalidad de los construido.

ü Definir Mecanismos de Cuantificación de Desviaciones en el Alcance: Definir qué técnicas, herramientas, y/o metodologías, se utilizarán para la cuantificación de las Desviaciones en el Alcance.

ü Existencia de Registros Trazables y Contemporáneos.

El modelo QDR para Cuantificar Desviaciones en el Alcance técnico de construcción y funcionalidad de obras a Peritajes, recoge las premisas anteriores y las plasma como la suma de los procesos “Identificar Requisitos”, “Determinar Falta Cumplimiento” y “Absolver Peritaje Contradictorio”: buscan determinar la pertinencia y el logro de los objetivos previamente establecidos del contrato -independientemente del tipo, modelo o modalidad-, evaluando las variaciones entre el alcance de las especificaciones técnicas y la ejecución de dichos trabajos, para la determinación imparcial y razonable de esas Desviaciones en el Alcance y revisar la coherencia metodológica para responder el Peritaje Contradictorio, según el siguiente proceso esquemático:

Cuantificar Desviaciones de la Ingeniería, Construcción y PEM

Los Expertos en Ingeniería, Construcción y Puesta en Marcha de QDR, tienen un amplio conocimiento y experiencia en el diseño y construcción de proyectos y contratos de ingeniería/construcción, en particular en proyectos y contratos industriales y plantas de procesos, de manera que pueden evaluar el desempeño del contratista, los entregables de ingeniería y prácticas de construcción con respecto a los estándares de seguridad.

Durante el desarrollo del contrato, QDR evalúa el derecho del Contratista en sus solicitudes de órdenes de cambio, para determinar si el cambio solicitado es de hecho un cambio en el alcance, o parte de los requisitos del contrato original. Estos análisis son fundamentales para determinar el Derecho del Contratista a Claims por grandes atrasos y trastornos.
Nuestra experiencia análisis técnico de la Ingeniería, Construcción y PEM, incluye los siguientes tipos de revisiones, análisis y evaluaciones:

ü Revisiones de las Especificaciones de Ingeniería, Construcción y Puesta en Marcha

ü Evaluaciones Técnicas de las Órdenes de cambio

ü Metodología Constructiva

ü Ambigüedad de los requisitos contractuales

ü Análisis del lenguaje de Contratos para identificar cláusulas y Riesgos eximentes/exculpatorios

ü Análisis de Ingeniería de Procesos

ü Análisis de los procesos PEM

ü Especificaciones de los Equipos

ü Evaluaciones de los Pendientes, punch list

ü Informes de no conformidad

ü Problemas de desempeño causado por el Contratista

ü Sobre Inspección

ü Condiciones de sitio diferentes

ü Diagramas de Flujo de Proceso

ü Problemas de Seguridad

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Evitar Claims

06/11/202401/12/2022 por QDR

Conjunto de reglas para aplicar áreas de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas -reconocidas internacionalmente- a los procesos Claims, abordando de manera anticipada la identificación, cuantificación, control y gestión de riesgos Claims, evolucionando desde una visión tradicional de “resolver un Claim” hacia una visión innovadora e inteligente de “evitar un Claim”.

Un enfoque mutuamente beneficioso para las partes, dado que permite un escenario estable y predecible para la ejecución de contratos, un juego en que ambos ganan: una relación que, de transferir rentas, pasa a crear valor para las partes.

○ Antes de la Invitación a Licitar

Evaluar la Definición del Encargo, las Bases de Licitación, los Criterios para la Asignación y las Bases de Evaluación Técnico-económica, para asegurar que los antecedentes de licitación incluyen visión de evitamiento de Claims.

○ Durante el Proceso de Licitación

Evaluar las Aclaraciones/Preguntas/Respuestas, homologar y evaluar las ofertas Técnicas, Identificar Riesgos Técnicos y Evaluar la Coherencia de la Ofertas Económicas.

○ Durante la Ejecución del Contrato

Evaluar la probabilidad que el Contrato cumpla con sus metas de Plazo y Costo y las actividades que podrían causar algún potencial sobrecosto, para la mitigarlos.

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