(por Antonio Iribarren Catalán, Ingeniero Civil Mecánico, Consultor Senior QDRclaims)
La creciente preocupación de
los Owners/Dueños/Propietarios -tanto mandantes como contratistas- y de las
entidades que financian obras de construcción, por tener certeza de que el
Contrato suscrito contenga cláusulas que permitan resolver cualquier
inconveniente o desviación en el cumplimiento de las obligaciones asumidas,
obliga a realizar una acción preventiva con miras a minimizar los riesgos que
involucren mayores costos o ampliaciones de plazo.
En el ámbito de los contratos
de los proyectos, a nivel mundial en promedio, cerca del 25% de la inversión
significa sobrecostos por cambios en el encargo, y 10% de la inversión
significa sobrecostos por CLAIMS, lo que claramente amaga el Negocio.
Si analizamos las etapas
previas al inicio de las labores constructivas, se asignan tiempos
“considerables” para el diseño, evaluación de la constructibilidad, estimación
de riesgos, condiciones de seguridad para trabajadores y equipos, definición de
estándares de calidad de materiales y procesos constructivos que, en ocasiones
obligan a replantear las actividades y volver a la etapa de diseño, de manera
de que al presupuestar, se obtenga un costo constructivo rentable en un plazo que
permita lograr dicha condición.
Se pasa finalmente a la
elaboración del documento que establezca de forma escrita el alcance y las
obligaciones contractuales, a modo de cubrir las expectativas tanto del
mandante como del contratista y que considere además, la normatividad del país
donde se construye, las buenas prácticas ingenieriles bajo el principio de
buena fe y probidad de las partes que intervienen.
Lamentablemente cuando se
arriba a esta última etapa, es común encontrarse con inconvenientes tales como
el tiempo que ya es muy ajustado, los plazos para licitar están al límite, las
condicionantes y necesidades del mandante obligan a acelerar el proceso de
selección de un contratista y entonces, recurrimos a los contratos “modelo”,
soslayamos la prevención de “Claims” y procedemos a suscribir un Contrato, con
la premisa de que en el transcurrir de la etapa constructiva, se corregirán los
errores que puedan aparecer.
Los Mandantes y Contratistas
están muy conscientes de los importantes recursos monetarios, de mano de obra y
equipos que deben comprometerse a un contrato, y del efecto adverso que
cualquier aumento de estos compromisos de recursos tendría en sus resultados
finales: debieran ser educados acerca de Claims y Controversias, para
proteger la inversión significativa de recursos (Claims no se enseña en la
academia, ni existe un recetario de cómo resolverlos: es sinónimo de
experiencia), vía -v.g.- una labor de prevención ante posibles Claims. Pero
ello involucra costo y tiempo para realizarla.
El problema es que en la
determinación de costos del “proyecto”, el rubro prevención de Claims no
existe, por tanto resulta complicado solicitar mayor presupuesto cuando el
problema no se ha hecho evidente. Cómo sustentarlo entonces? Esa es la
interrogante para los Directores de Proyectos.
Por cierto, ¿cómo el
Mandante enfrenta y paga estos costos? En opinión del columnista, con la
Contingencia:
· Por Estimación de Incertezas
(para cubrir desviaciones reconocidas por la calidad y precisión de la
información usada para estimar)
· Por eventos (para cubrir los
planes de acción de mitigación de los riesgos evaluados del proyecto, que se
considere gestionar, según su probabilidad de ocurrencia)
· Del proyecto (para cubrir la
incertidumbre por riesgos del proyecto no detectados, no evaluados, no
considerados para gestionar)
Dentro del conocimiento del
columnista: a) las Contingencias del proyecto (en total) no sobrepasan el 10%
de la Inversión del proyecto, b) salir a “conseguir” las contingencias del
proyecto que no están en el nivel facultado del gerente del proyecto, es todo
“un parto” y c) el Owner/Dueño/Propietario NO es el gerente del proyecto
(mandante), ni el gerente general, ni el CEO de la organización que está
implementando el proyecto, sino que el Directorio/Accionistas, quienes
finalmente financian el proyecto y estos sobrecostos.
Y por otra parte, ¿cómo el
Owner enfrenta y paga estos costos?: la tendencia mundial, es con la Management
Reserve, provisión del Dueño para cubrir incertidumbres y riesgos del
negocio que pueden afectar al proyecto. No son parte del presupuesto ni de la
evaluación económica, pero sí de la evaluación de cartera de proyectos del
Owner (muy baja probabilidad y muy alto impacto), creado para proteger el
Negocio y no para proteger al proyecto. Entonces, le “pedimos” al Owner nos
gire contra la management reserve? Claramente –por definición- el Owner
rechazará la petición.
Estimar un monto para prevenir
Claims, no es sencillo: proponemos estimarlo como un porcentaje del costo del
Contrato, tal como lo son las Contingencias, razonablemente entendido entre un
2-4% del costo inicial del Contrato, evitando los costos propios de engorrosos trámites
arbitrales o judiciales y el tiempo que demanda resolverlos.
Nuestro propósito es influir de
manera contundente, en la forma como los Owners (tanto del Mandante como del
Contratista), abordan los procesos Claims. Generalmente son reactivos, es decir
resuelven conflictos cuando el Claim ya está en “la mesa”- por ello, venimos
trabajando bajo un enfoque eminentemente PROACTIVO, en lo que denominamos
Ingeniería de Claims Inteligente, que permite innovar en la gestión de Claims
contractuales, al darle mayor peso y énfasis a la alerta o detección temprana
de Claims, abordando de manera anticipada la identificación, cuantificación,
control y gestión de riesgos Claims, evolucionando desde una visión tradicional
de “resolver un Claim” hacia una visión innovadora e inteligente de “prevenir
una Claim”.