Post 08: Asignación equitativa de la responsabilidad por desviaciones en costos

(por Antonio Iribarren Catalán, Ingeniero Civil Mecánico, Consultor Senior QDRclaims)

Normalmente, los contratos se encuentran con sobrecostos y se debe llevar a cabo un detallado análisis para determinar quién es responsable de todos los sobrecostos.

Los contratistas tienen contractualmente derecho a recuperar: 1) costos de terreno y gastos generales de oficina central a causa de los atrasos causados por mandantes, 2) costos de aceleramiento y de trastornos (disruption) ocasionados por el mandante, y 3) la pérdida de los costos de productividad, si los atrasos causados por los cambios en el alcance, eventos fuera del control del Contratista, o la interferencia del mandante, trastornan e impactan negativamente la secuencia y la eficiencia de la realización del trabajo planificado del Contratista.

La mayoría de los Claims que surgen durante la ejecución de los Contratos, pueden incluir, v.g.: atrasos (tanto por el contratista como por el mandante); costos por aceleramiento; trastornos; pérdida de productividad; condiciones del sitio diferentes; cambios en el alcance; documentos del contrato defectuosos y deficientes, etc., siendo los más recurrentes, atrasos y costos.

Para una asignación equitativa de la responsabilidad por cantidades, Hh y costos, es imprescindible efectuar un análisis de daños costos, revisando/evaluando –a título de ejemplo- entre otras muchas:

  • La oferta, los cálculos y supuestos de estimación de la oferta del contratista, incluyendo la productividad, las cantidades de materiales, la mano de obra, la contingencia, los gastos generales del sitio/terreno y oficina central, y utilidades.
  • La cantidad de Hh y datos de costos reales del contratista.
  • Las Hh y la cantidad de datos instalados durante la duración del contrato, y si hay relativamente pocos períodos de trabajo afectados, para un análisis “milla medida” de cara a determinar la pérdida de productividad de Hh que pueden estar asociadas con los presuntos impactos.
  • El nivel de detalle para determinar si los Claims (trastorno) se pueden evaluar por disciplina, área de trabajo, periodos de tiempo, etc. Confirmar que la misma estructura de codificación se utilizó para las Hh, los costos presupuestados y los reales.
  • Las órdenes cambio aprobadas, pendientes y en controversia en el contrato y preparar un análisis de variación de Hh, comparando las Hh presupuestadas y reales en el nivel más detallado de la información disponible, considerando las órdenes de cambio aprobadas o pendientes.
  • En la preparación de un Claim: (i) un trabajo adicional codificado separadamente: (ii) cuentas con sobrecostos que son reclamables; (iii) cuentas con los sobrecostos que NO son reclamables; (iv) costos de rápido aumento de la mano de obra, materiales o equipos, en base a la comparación entre las tasas presupuestadas y reales.
  • En la defensa contra un Claim: (i) un potencial error o subdimensionamiento en la oferta; (ii) que los Claims están incluyendo hechos en los que NO se experimentó ningún exceso de Hh o sobrecosto; (iii) que la totalidad de las Hh o sobrecosto para una cuenta determinada se reclama incorrectamente, debido a problemas demostrables de responsabilidad del contratista; y (iv) los temas responsabilidad del contratista que pueden ser usados para demostrar montos incorrectos de Claim.
  • En la preparación de un Claim por trastorno/pérdida de productividad: datos de plazo para demostrar las pérdidas de productividad en períodos determinados o mostrar paros laborales de trabajo, trabajo fuera de secuencia. Por otra parte, en la defensa contra un Claim, determinar si el tiempo y las Hh reclamadas, se alinean con los presuntos hechos que lo afecten.

Preparar narrativas con la documentación de soporte que describan la información utilizada, los problemas encontrados, los análisis realizados, y los resultados de los cálculos de daños.

La mayoría de los contratistas mantienen registros de costos que tienen algún grado de detalle subdividido en cuentas de costos. Por lo tanto, es más creíble demostrar las variaciones en el mayor nivel de detalle posible, utilizando los registros de costos disponibles.

La asignación equitativa de la responsabilidad por desviaciones en los costos en los contratos es esencial para la resolución de muchas controversias de construcción: los contratistas generalmente afirman que han incurrido en costos adicionales por razones ajenas a su voluntad y los mandantes no están convencidos de que el contratista tiene legítimamente derecho a esos costos adicionales como, por ejemplo, aceleramiento y daños por pérdida de productividad.

Grandes cantidades en dinero pueden depender del resultado de una controversia sobre los daños costos del contrato.

En consecuencia, efectuar un análisis retrospectivo de daños costos, es esencial para la resolución equitativa de la responsabilidad por los costos y controversias de construcción relacionadas con su impacto.

La respuesta típicamente no está en una de las partes: por lo general, está en ambas partes y el desafío es asignar esa responsabilidad.

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