GLOSARIO QDR

Administración de Contratos 

Contrato es “un acuerdo jurídicamente vinculante entre dos o más partes”. El acuerdo, es decir el Contrato y la “La Ley del Contrato” consustancial al acuerdo y sus complejidades, se debe Planificar, Organizar, Ejecutar, Controlar y Coordinar por cada parte, es decir ADMINISTRAR, según la condición de mandante o contratista y según sus intereses. Tanto el mandante como el contratista administran el contrato con finalidades similares (cumplimiento del alcance, del plazo y el presupuesto, identificación temprana de controversias, etc.). Administrar implica poner recursos en acción para lograr un resultado esperado, direccionando el trabajo de otros y; para garantizar el éxito del Contrato, todos los integrantes del equipo -en particular el Administrador de Contratos- deben tener un completo y acabado conocimiento del alcance de los trabajos; de los términos contractuales para poder identificar cambios en el encargo; de las actividades consideradas como controversiales; y de la gestión del contrato.

  • Administración de Contratos, es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del contrato para cumplir con los requisitos del mismo, que requiere –en opinión del columnista entre otros- la gestión eficaz de al menos 27 procesos de los Grupos de Procesos (Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y del Cierre) y las 10 áreas de conocimientos del PMBoK. 
  • Administrador de Contratos, es la máxima autoridad a cargo del Contrato, es la persona nombrada y empoderada por la organización, para liderar y llevar a cabo el trabajo definido, e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del Contrato, proporcionando la dirección general del trabajo del Contrato. No es mejor Administrador de Contratos el que no muestra cambios en su contrato, sino que aquel que los sabe conducir mejor (según el uso y costumbre local, algunos le denominan gerente de proyecto)
  • Administrar un Contrato, es administrar un Negocio, y la gestión por el resultado del negocio queda en manos de una sola persona, de principio a fin: el Administrador de Contrato.

Análisis de Costos/Daños

La parte que incumplió, debe resarcir los daños y perjuicios ocasionados a la otra parte, para lo cual se debe determinar la cuantía tanto del efecto como de las consecuencias. El costo del incumplimiento afecta la partida específica pero además podría tener consecuencias sobre otras partidas y naturalezas de gasto diferentes.

Brecha Contractual 

Es una diferencia respecto de lo que se entiende, interpreta y/o infiere por las partes, que usualmente genera discusiones derivando en Controversias y Claims: es posible de acercar, reducir y talvez eliminar en caso de ser no significante o por el contrario se puede mantener y/o aumentar hasta terminar en Claims o arbitrajes/juicios. Pueden ser Oportunidades o Riesgos: tiene la forma de Oportunidad cuando se trata de debilidades de la Otra Parte, y forma de Riesgo cuando se trata de debilidades propias de la Parte. 

Causalidad

Relación que se establece entre causa y efecto

Causa y Efecto

Identificar claramente -para el problema del contrato-, qué acciones/omisiones del mandante, tiene una relación directa con el impacto en el cronograma.

Claims/Reclamo/Reclamación

Es el requerimiento de una compensación económica adicional por trabajos que se consideran no incluidos en el contrato, o ampliación de plazos de ejecución para la finalización de los trabajos -o ambos- que se ha hecho o que se cree haberlo hecho. Una exigencia de algo (que se cree) que se debe, usualmente como resultado de una acción o instrucción, fuera de los términos y condiciones contractuales que no está económicamente resuelta entre las partes. 

Concurrent Delay

Dos o más atrasos que tienen lugar o se superponen durante el mismo período, cualquiera de los cuales ocurriría solo habría afectado a la fecha final de finalización. En la práctica, puede ser difícil distribuir los daños cuando los atrasos concurrentes se deben al mandante y al contratista, respectivamente.

Conflicto

Circunstancia en la cual dos o más personas perciben tener intereses mutuamente incompatibles, ya sea total o parcial contrapuestos y excluyentes, generando un contexto confrontacional de permanente oposición. Para QDR, un Concepto Controversial que luego de ser gestionado no se ha resuelto y se mantiene como tal, es un conflicto, para el cual existen técnicas y herramientas para tratarlo.

Consultoría

Servicio profesional por medio del cual se proponen soluciones a problemas identificados, con el propósito de contribuir a lograr los objetivos de la organización. Es un proceso mediante el cual un consultor brinda ayuda sobre contenidos, procesos o estructuras al respecto de una o varias tareas que son responsabilidad de personas, instituciones u organizaciones ajenas a él. Por lo tanto los consultores son personas independientes y calificadas en la detección y tratamiento de problemas y también dan asistencia y recomendaciones para solucionarlos. 

Costo del lenguaje del Contrato

Falta de prolijidad en la redacción de los documentos (incoherencias, contradicciones, copy-paste), falta de integridad de unos documentos con otros y falta una revisión integral.

Daño Emergente

Pérdida efectiva experimentada, se refleja en una disminución real del patrimonio. Se llama “emergente” porque sale o emerge del patrimonio. Por regla general, este daño puede determinarse con certeza. Ejemplo Destrucción equipo móvil (grúa u otro) – pérdida total.

Dirigir

Aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un trabajo/obra/contrato/proyecto, para satisfacer sus requisitos.

Eficacia

Hacer las cosas correctas. Satisfacción al Cliente. Mide lo bien/mal que un proceso cumple las expectativas de los destinatarios.

Eficiencia

Hacer correctamente las cosas. Satisfacción al Dueño. Mide los recursos gastados en los procesos.

Ejecutar

Dirigir, gestionar, realizar y llevar a cabo el trabajo del contrato, proporcionar los productos entregables y brindar información sobre el rendimiento del trabajo.

Estrategia

Plan para dirigir un asunto, para conseguir un objetivo. Una mirada al futuro para reducir incertidumbre…… entendida como el estudio de la organización y de su entorno actual y futuro, con el propósito de definir y redefinir los objetivos prioritarios y de establecer mecanismos para superar los problemas o desalineamientos detectados.

Experticia

Cualidad de una persona/empresa, en la que se unen la experiencia -práctica prolongada que proporciona conocimiento o habilidad para hacer algo-, y la pericia -sabiduría, práctica y habilidad- en un campo……experiencia adquirida a través de la práctica e investigación acerca de nuestra especialidad o trabajo en el que nos desempeñamos y nos da cierta autoridad pronunciarnos sobre ello.

Experiencia

Posee un alto nivel de competencias y sus pares lo reconocen como tal. Se destaca por todo el Conocimiento Tácito que ha incorporado en su mente a través de la experiencia, que lo faculta para actuar o tomar la mejor decisión que el momento amerite.

Especialista

Posee un alto nivel de competencias para desempeñarse en sus respectivos trabajos. Se distinguen porque tienen una gran cantidad de Conocimiento Explícito.

FODA Contractual

Identificar y analizar las Fuerzas y Debilidades de la Organización, del Sistema, del Contrato, así como también las Oportunidades y Amenazas, que presenta la información que se ha recolectado. Se utilizará para desarrollar una solución específica a un problema, para así maximizar el potencial de las fuerzas y oportunidades minimizando así el impacto de las debilidades y amenazas, una vez que se ha analizado el ambiente externo, entorno.

Gestión

Realizar acciones oportunas para lograr un deseo: diseño de la red de compromisos internos que permiten conseguir esos objetivos estratégicos. Es el acto de dirigir y controlar a un grupo de personas, con el propósito de coordinar y armonizar el grupo, para permitirle lograr un objetivo más allá del alcance del esfuerzo individual

Gestión de Controversias

Corresponde a la planificación, organización, ejecución y control de una serie de acciones secuenciales y/o simultáneas que se deben ejecutar desde el inicio del contrato, para tener algún grado de control con la mitigación consecuente del riesgo.

Herramienta: Algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado.

Ingenieria de Claims

  • Ingeniería de Claims, es la práctica de ingeniería dedicada a la gestión del Claim de un Contrato, que involucra un conjunto de reglas para aplicar áreas de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas a los procesos Claims.
  • Ingeniero de Claims, es aquel profesional cuyo conocimiento, juicio y experiencia se utilizan en la aplicación de técnicas, herramientas y metodologías a la recuperación de daños plazos / costos y la asignación de responsabilidades por las desviaciones excusables / compensables de los contratos.
  • Gestionar un Claim, es la habilidad adquirida para elegir y aplicar métodos, técnicas y herramientas para valorar y dimensionar suficientemente los daños ocasionados y cuya finalidad es lograr un estado mutuamente beneficioso para las partes involucradas.

Ingenieria de Claims Inteligente

Conjunto de reglas para aplicar áreas de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas -reconocidas internacionalmente- a los procesos en la gestión de Claims, permitiendo un aprendizaje continuo, respecto de cómo «Cuidar los Contratos» (diseñar, gestionar y controlar contratos de construcción, para proyectos de ingeniería, operaciones e infraestructura), sabiendo elegir las alternativas más convenientes en la resolución de un problema, para satisfacer las necesidades de los clientes y de todas las personas que forman la organización.

Juicio Experto

Un dictamen, una opinión que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. según resulte apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada, y puede obtenerse de numerosas fuentes, incluyen do: otras unidades dentro de la organización ejecutante; consultores; interesados, incluidos clientes; asociaciones profesionales y técnicas; y grupos industriales.

Junta de Revisión de Controversias (Dispute Review Board, DRB)

Emite Recomendaciones con respecto a cualquier controversia y constituye un método consensual para la solución de conflictos. Si ninguna de las partes manifiesta su desacuerdo ante una Recomendación dentro del plazo establecido, éstas se comprometen contractualmente a cumplir con la recomendación. Si una parte expresa su desacuerdo con la recomendación dentro del plazo establecido, las partes podrán someter la controversia a arbitraje, o los tribunales. Algunos contratos -generalmente los de gran envergadura- nombran al comienzo del contrato antes de que surjan controversias, un DRB que realiza visitas periódicas al terreno, participa activamente en todo el contrato, y actúa como una especie de panel de arbitraje sobre cualquier controversia que surja durante el contrato, de manera que reclamos potenciales son transformados en cambios, o desestimados debido a una buena razón antes de la finalización del contrato.

Junta de Adjudicación de Controversias (Dispute Adjudication Board DAB)

Emite Decisiones con respecto a cualquier controversia y constituye una opción menos consensual de resolución de conflictos. Por acuerdo contractual, las partes deben cumplir con una decisión sin demora en cuanto se reciben. Si una de las partes expresa desacuerdo con la Decisión dentro de un período de tiempo establecido, ésta puede someter la controversia a arbitraje, si las partes así lo han convenido, o a los tribunales, pero las partes permanecerán mientras tanto contractualmente obligado a cumplir con la decisión a menos que y hasta que el tribunal arbitral o el juez competente. Si ninguna de las partes expresa desacuerdo con la Decisión dentro del plazo establecido, éstas se comprometen contractualmente a seguir vinculados por ella.

Lucro Cesante

Es un detrimento económico, una forma de daño patrimonial, que consiste en la pérdida de una ganancia legítima o de una utilidad económica, que se ha dejado de obtener como consecuencia de un hecho dañoso -que puede derivar de un incumplimiento contractual-, constituyendo tal daño, una lesión de carácter patrimonial. Según QDR, es la privación de la ganancia probable, que se habría obtenido de no haber ocurrido el hecho que genera el daño. 

Método

Modo estructurado y ordenado de proceder para obtener un resultado

Metodología

Un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y normas utilizado por quienes trabajan en una disciplina. Proceso secuencial para hacer algo.

Modelo

Punto de referencia para imitarlo o reproducirlo. Esquema teórico de un sistema que se elabora para facilitar su comprensión y el estudio de su comportamiento. 

Oportunidad Contractual

Es la conveniencia en un contexto de contrato y la confluencia de un periodo temporal, del contrato y durante el contrato, apropiado para obtener un provecho o cumplir un objetivo para las Partes.

Pacing Delay

Desaceleración del trabajo del contrato, por una de las partes en el contrato, debido a un atraso en la fecha de finalización del contrato causado por la otra parte, a fin de mantener un progreso constante con el cronograma revisado del contrato en general. 

Pérdida de Productividad

Es un incremento de costos en la ejecución de un contrato, producto de un cambio de las condiciones, recursos o procesos, estimados/ planificados inicialmente por el contratista. Cuando un contratista no está logrando su tasa de producción prevista/planificada, o que produce menos de su producción planificada, por hora de trabajo de entrada 

Plan de Ejecución del Contrato

  • Es de responsabilidad de la máxima autoridad a cargo del Contrato (Administrador del contrato) y tiene el sello y estilo de su forma de hacer la gestión.
  • Se emite antes que se inicien las actividades del Contrato. Participan en su ejecución el equipo de personas Claves del contrato, más pares de la misma Empresa que no pertenecen al contrato, y es recomendable la participación de especialistas externos.

Plan de Gestión de Controversias

Es un procedimiento que QDR propone desarrollar por las personas claves del contrato, con responsabilidad de encargado de la “Claim Office” (en su defecto, el Administrador del Contrato). Debe estar disponible a partir del primer día de la ejecución del contrato, es de circulación reservada, y delinea la estrategia como abordar la aparición de conceptos controversiales, cuales conceder, cuales negociar, cuales no transar, cuales deben escalar a instancias de mayor facultad.

  • Define las condiciones en que se debe persistir o conceder la posición (resultado de análisis situacional).
  • Propone actividades y acciones, define responsables a cargo de cada tipo de tema.
  • Utiliza herramientas para determinar tendencias y potenciales controversias.
  • Hace control y seguimiento de las controversias en la medida que van apareciendo, y procura cerrar con la mayor prontitud las causales que generan controversias. 

Planificación de Oportunidades

Es el conjunto de conocimientos y habilidades para potenciar las oportunidades de levantamiento de Claims, maximizando la rentabilidad del negocio, preferentemente al inicio del Conjunto de Procesos de Ejecución del Contrato

Preparación para Arbitraje

Es el conjunto de conocimientos y habilidades para tomar una “radiografía” de la situación del contrato y elaborar su “historia neutra, libre de sesgo”, estableciendo por cada concepto de interés estratégico para el arbitraje, un análisis situacional FODA. Corresponde a la planificación, organización, ejecución y control de una serie de acciones secuenciales y/o simultáneas que se deben ejecutar, cada vez que un conflicto escaló o se proyecta que pasará a Claim formal, con participación de terceras partes que buscarán la forma de proponer soluciones que satisfagan a las partes en sus Claims.

Prevención de Claims

Es el conjunto de conocimientos y habilidades para disminuir la probabilidad de ocurrencia de Claims, preferentemente antes de iniciar el Conjunto de Procesos de Ejecución del Contrato

Proyecto

Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Es la combinación de recursos puestos en acción, por una organización temporal, a consecuencia de la cual se generan un conjunto de actividades debidamente planificadas, con el objetivo de transformar una idea o diseño en una realidad concreta, dentro de un alcance, que se refleja principalmente en el cumplimiento de un plazo, costo y calidad. Constituye un conjunto de actividades multidisciplinarias que forman un sistema. 

Recuperación de daños en litigios

    • Derecho. Identificar y definir qué acciones/omisiones del mandante en el contrato, dieron lugar a responsabilidades excusables/compensables.
  • Causa y Efecto. Los derechos para los problemas encontrados, ¿tienen una relación directa con los daños financieros en que se incurrió? 
  • Cálculo de Daños. Definir qué metodologías se utilizarán para la presentación y la fijación de precios de los daños compensables /recuperables

Relaciones Causa-Efecto

Corresponde a la interpretación del principio de causalidad, aplicado a las relaciones contractuales, en donde la relación entre un evento (a lo que se le denomina causa), sigue un segundo evento (denominado efecto), entendiéndose de esto que el segundo evento, es consecuencia del primero.

Relaciones entre Procesos y Probabilidad de Claims

QDR “ha descubierto” algunas interesantes relaciones, entre procesos y probabilidad de ocurrencia de Claims. Entre ellas, Línea Base Documental, Línea Base Organizacional, Línea Base Proceso de Licitación, Línea Base del Contrato y Línea Base Planificación y Programación.

  • Según Línea Base Documental 

Desde lo documental, la línea base documental, se desarrolla a partir del análisis de la Base de datos de Documentos, la cual se compara con estándares reconocidos para la ingeniería, la construcción y montaje, para la administración, para el pre-comisionamiento, y a partir de allí por comparación, se puede determinar si estamos en presencia de falta de información, el tipo de información faltante y el efecto que ello pudiere resultar en información insuficiente, tal que existan controversias en el desarrollo de las actividades del contrato.

Este análisis permite levantar alertas generales y específicas, facilita la identificación de diferencias de interpretación sobre un mismo concepto al comparar con referentes a nivel de buenas prácticas y aporta antecedentes sobre los requerimientos futuros que deben enfrentar las partes.

  • Según Línea Base Organización

Para realizar los trabajos asociados al contrato orientado al Claim, el equipo propio del Mandante/Contratista debe contar al menos con recursos para cubrir y satisfacer -según QDR- 10 funciones principales: programación y control; riesgos; minería de datos; gestión del contrato; oficina técnica; costos y presupuestos; calidad; ingeniería (cuando aplica); HSE; y análisis y gestión de controversias

De acuerdo con este criterio, que consideraremos la línea base organizacional, comparamos el organigrama y funciones del contrato en análisis, y según las diferencias inferimos conclusiones.

  • Según Línea Base Proceso Licitación y Ejecución 

Para QDR el proceso de Licitación y Ejecución de un contrato se compone de seis subprocesos, cada uno de los cuales se caracteriza por sus actividades propias:

  • Antes de Preparar Ofertas
  • Adjudicación del contrato
  • Antes del Inicio de los Trabajos
  • Ejecución de los Trabajos
  • Dar Seguimiento y Control
  • Puesta en Marcha

De acuerdo con este criterio, que se considerará la línea base del proceso, comparamos el proceso de Licitación y Ejecución al que se sometió el contrato en análisis, y según las diferencias inferimos conclusiones.

  • Según Línea Base Contrato

Para QDR, la estructura y contenidos mínimos según estándar FIDIC del contrato. De acuerdo con este criterio, que consideraremos la línea base del Contrato, comparamos la estructura y contenidos del contrato FIDIC respecto la estructura y contenidos al que se sometió el contrato en análisis, y según las diferencias inferimos conclusiones.

  • Según Línea Base Planificación y Programación

Para controlar efectivamente el cumplimiento de hitos y los avances físicos contra el cronograma de la línea base, el equipo propio del Mandante/Contratista debe contar con recursos para cumplir y satisfacer a lo menos 31 requerimientos de estándares de calidad de Cronogramas respecto de las buenas prácticas internacionales requeridas. De acuerdo con este criterio, que consideraremos la línea base de la Planificación y Programación del contrato, comparamos la matriz de Análisis de Calidad del Cronograma al que se sometió el contrato en análisis, y según las diferencias inferimos conclusiones.

Resiliencia contractual

La capacidad de ambas partes de un contrato, en aprender del mismo contrato, reduciendo las brechas observadas, es decir acercándose ambas a la mejor asignación de riesgos posibles, que permita minimizar la exposición del contrato a una situación Claim. Está asociada a una visión innovadora e inteligente, que permite prevenir una controversia o reducir significativamente la probabilidad de su ocurrencia, resultando mutuamente beneficiosa para las partes, permitiendo un escenario más estable y predecible para la ejecución de contratos: un juego en que ambos ganan.

Resolución de Conflictos

Es el conjunto de conocimientos y habilidades para comprender e intervenir en la resolución pacífica de las Controversias no resueltas.

RFI (request for information)

En el mundo de los contratos en los proyectos, es una solicitud formal por parte del contratista de información (aclaración de planos, especificaciones o alcance del trabajo), que puede ser confuso, ambiguo al contratista, para realizar su labor.

Seniority

Que viene de senior, concepto vinculado a la experiencia, y a la veteranía, y a una forma de estar en el mundo más comprometida y al mismo tiempo más relajada. Más atenta a lo que de verdad importa, y menos obsesionada por el objetivo inmediato. 

Seminario

Curso breve, con un tema específico que es tratado por un especialista, con la finalidad de profundizar en ese tema.

Sistemático

Opera bajo la razón, la lógica. No bajo la emoción

Sistémico

Es que hago distinciones

Soberanía (Excelencia, superioridad)

Demostrar competencia (conocimientos, habilidades, y destrezas) y responsabilidad en sus actividades, y no permitir que el cliente dude ni tenga sensaciones de inseguridad o de toma de riesgos innecesarios. Tiene autoridad sobre el resto.

Secuencia Órdenes de Cambio a Claims

  • Una vez iniciados los trabajos de los contratos, aparecen las Órdenes de Cambio. 
  • Órdenes de Cambio no resueltas, normalmente se transforman en Controversias (cuando surge una controversia, ningún tipo de acuerdo está garantizado: solo resta gestionarlas y mitigarlas).
  • Controversias que no logran converger a una definición en que las partes reconocen estar de acuerdo (en el ámbito de los Administradores de Contrato Mandante/Contratista), escalan a los sponsor y se transforman en Conflictos.
  • Conflictos no resueltos, se transforman en Claims Arbitrajes o derechamente, Juicios.
  • Claims en los que no se llega a acuerdo, devienen en Litigios: Arbitrajes o derechamente, Juicios.

Solicitud de Compensación 

En una relación contractual, es el instrumento mediante el cual, cualquiera de las partes podrá solicitar la cantidad de “recursos” que satisfacen o compensan, las desviaciones o no consideraciones, respecto de su propio plan y/o expectativa de retornos monetarios, invocando las causales que ocasionan las desviaciones. 

Storyboard

Conjunto de situaciones relevantes y secuenciales que permitan entender una historia en su mérito, para determinar las condiciones en que se encuentra el Contrato frente a un eventual proceso de Arbitraje.

Técnica

Un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una actividad para producir un producto o un resultado, o prestar un servicio, y que puede emplear una o más herramientas.

Trabajo colaborativo

El conjunto de procesos intencionales de un equipo, que buscan alcanzar objetivos de maximización de la productividad y minimización de las pérdidas y residuos, en beneficio de todo el conjunto de la empresa.

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