ASIGNACIÓN EQUITATIVA DE LA RESPONSABILIDAD POR DESVIACIONES EN COSTOS

En el Post 7 anterior, reseño respecto Resolución de Conflictos como el conjunto de conocimientos y habilidades para comprender e intervenir en la resolución pacífica de las Controversias no resueltas. Dentro de las técnicas y herramientas utilizadas en este proceso, se encuentran:

  • Análisis Forense de las Desviaciones de Cronogramas
  • Análisis de Costos/Daños
  • Relaciones Causa-Efecto

Desviaciones en Costos/Daños

La mayoría de los contratos de construcción permiten al dueño recuperar los daños y perjuicios, ya sea reales o por el atraso causado por el Contratista y a los contratistas recuperar costos.

Por lo tanto, un análisis retrospectivo al cronograma debe evaluar las obligaciones y derechos de cada parte contractual.

Normalmente, los contratos se encuentran con atrasos y sobrecostos y se debe llevar a cabo un análisis detallado para determinar quién es responsable de todos estos atrasos y para todos los excesos de costos.

El «método de análisis de variación discreta daños/costos» para cuantificar daños en Claims de construcción, implica la distribución específica de todos los costos incurridos en el proyecto, en lugar de cuantificar solamente ciertas partes del análisis de costo o daño que pueda ser utilizado en los otros métodos. La credibilidad de este método se establece separando el crecimiento de los costos que resulta de errores en la oferta, problemas de costos no compensables y compensables, según lo establecido por a) utilizando el método de costo total modificado y b) por la identificación de problemas compensables individuales con costos específicos vinculados a cada problema. Además, el crecimiento de los costos para cada problema del Claim, se aplica a cada cuenta de costo relevante para demostrar que la «suma de las partes» de cada Claim, no exceda de todo el sobrecosto para cada cuenta de costo.

El método de análisis de variación discreta daños/costos se apropia de todos los costos tomados de registros de costos del reclamante en la variación de costos categorías de análisis, que establecen los gastos reclamados separados de las otras causas no compensables de sobrecostos. Estas categorías de análisis de variación de costos incluyen la oferta original, cualquier error de licitación, cambios aprobados, cambios pendientes, problemas compensables específicos (Claims) y costos no compensables (o no requeridos). Debido a que el reclamante está en cada caso asociando un elemento particular de daño para cada problema indemnizable, se establece la relación de causa-efecto que calculan los números. En consecuencia, la cantidad reclamada es fácil de verificar y difícil de refutar. La mayoría de los contratistas mantienen registros de costos que tienen algún grado de detalle subdividido en cuenta el costo. Por lo tanto, es más creíble demostrar las variaciones en el mayor nivel de detalle posible, utilizando los registros de costos disponibles.

  • análisis de los registros detallados de costos
  • analizan en detalle los cronogramas As-Planned y As-Built
  • evaluación de la oferta del contratista
  • cada actividad y sus elementos de costo se evalúan por partidas de costos no indemnizables
  • cada actividad se evalúa por marco de tiempo para el impacto y sobrecosto causado por cada problema de Claim específico
  • la matriz de análisis de costo/daño de los componentes de análisis de daños, actividades de trabajo de proyectos y cuentas de costos se suman para determinar la cantidad específica en dólares de cada claim solicitado (problema compensable).
  • el reclamante debe comunicar claramente la base de la distribución de los costos en las categorías de Claim, y apoyar a cada elemento de los daños indemnizables solicitados con una explicación de causa-efecto

Cálculos de la varianza de costos, son simplemente las diferencias matemáticas entre elementos del presupuesto y los costos reales, preferentemente calculados para incrementos de tiempo y en total.

La mayoría de los Claims que surgen durante la ejecución de los Contratos, pueden incluir, v.g.: Atrasos (tanto por el contratista como por el propietario); Costos por Aceleramiento; Trastornos; Pérdida de Productividad; Condiciones del sitio diferentes; Cambios en el Alcance, Cambios constructivos; Documentos del Contrato Defectuosos y Deficientes, etc., siendo las más recurrentes, atrasos y costos.

Para una asignación equitativa de la responsabilidad por Cantidades, Hh y Costos -add a Identificar y Analizar Documentación- es imprescindible efectuar un Análisis de variación discreta de daños/costos, realizando –a título de ejemplo- entre otras muchas:

Análisis de Claims relacionados con

  • Obtener y revisar la oferta y los cálculos y supuestos de estimación de la oferta del contratista, incluyendo la productividad, las cantidades de materiales, las tasas de mano de obra, la contingencia, los gastos generales terreno y oficina central, y utilidades.
  • Determinar si la oferta fue razonable, o si podría haber habido un precio más bajo, o un error en la oferta.
  • Obtener y revisar el presupuesto del contratista y la información revisada del presupuesto, incluyendo cantidades, Hhs y datos sobre los costos y los supuestos fundamentales, señalando las diferencias respecto a la estimación de la oferta.
  • Obtener y revisar la cantidad de Hh y datos de costos reales del contratista.
  • Determinar el alcance al que el contratista codificó sus Hh y costos adicionales para los códigos de costos distintos relacionados con los cambios, es decir, segregó el contratista su trabajo adicional y su trabajo del alcance base?
  • Obtener y evaluar la codificación y/o cuenta de costos de la estructura de quiebre del proyecto (WBS) del contratista. Evaluar el nivel de detalle para determinar si los Claims (trastorno) se pueden evaluar por disciplina, área de trabajo, periodos de tiempo, etc. Confirmar que la misma estructura de codificación se utilizó para las Hh y costos presupuestados y los reales.
  • Obtener y evaluar las órdenes cambio aprobadas, pendientes y en controversia en el proyecto. En la medida de lo posible, determinar las cantidades de materiales, Hh y costos incluidos en los cambios (lo que puede ser difícil respecto las órdenes de cambio negociadas a  suma alzada). Determinar si las órdenes de cambio aprobadas incluyen los gastos generales de terreno y casa central.
  • Determinar si se llegó a acuerdo y satisfacción en las órdenes de cambio aprobadas. ¿Son Claims que se buscan para los problemas que ya se han resuelto? ¿El contratista se reserva sus derechos para hacer valer Claims adicionales?
  • Preparar un análisis de variación de cantidad por tipo de material o cuenta detallada WBS/costo, para determinar qué tipos de materiales tuvieron variaciones significativas cuando se planificaron comparadas con las cantidades reales, incluido el examen de las órdenes de cambio aprobadas o pendientes. Determinar el grado en que los excesos de cantidad de trabajo de Hh y costos afectados.
  • Preparar un análisis de variación de hora-hombre, comparando las Hh presupuestados y reales en el nivel más detallado de la información disponible, considerando las órdenes de cambio aprobadas o pendientes.
  • Preparar un análisis de variación de costos, comparando los costos presupuestados y los reales en el nivel más detallado de la información disponible, considerando las órdenes de cambio aprobadas o pendientes.
  • En la preparación de un Claim, utilizar el análisis de variación para: (i) identificar y reclamar un trabajo adicional codificado separadamente: (ii) identificar las cuentas con los sobrecostos  que son reclamables; (iii) identificar las cuentas con los sobrecostos  que NO son reclamables; (iv) identificar los costos de rápido aumento de la mano de obra, materiales o equipos, en base a la comparación entre las tasas presupuestadas y reales; (v) cuantificar las cantidades reclamadas para ciertas cuentas de costos cuando se usa un Costo Total o Aproximación Costo Total Modificado Total Cost or Modified Total Cost Approach; y (vi) demostrar que los gastos reclamados son razonables, mostrando las cantidades reclamadas en comparación con las variaciones o pérdidas.
  • En la defensa contra un Claim, utilizar análisis de variación para: (i) identificar un potencial de error o subdimensionamiento en la oferta; (ii) demostrar que los Claims están siendo incorrectamente reivindicados para las cuentas en las que NO se experimentó ningún exceso de Hh o sobrecosto; (iii) demostrar que la totalidad de las Hh o sobrecosto para una cuenta determinada, se reclama incorrectamente, debido a problemas demostrables de responsabilidad del contratista; y (iv) identificar los temas responsabilidad del contratista (por ejemplo, el crecimiento de la cantidad de material de su presupuesto) que pueden ser usados para demostrar montos de Claim incorrectos.
  • En relación con Claims por trabajos adicionales: (i) confirmar las estimaciones actuales incluidas en la documentación para el cambio: (ii) evaluar y confirmar los costos adicionales utilizando facturas y/o Hh de trabajo y los costos de las cuentas diferenciadas relacionadas con el cambio; o (iii) como alternativa, cuando no estén disponibles los mejores datos, estimar la magnitud del trabajo adicional.
  • Preparar Claim por trastorno o pérdida de productividad, que a menudo es el mayor componente del Claim de un contratista. En la medida en que sea posible, comparar las condiciones de trabajo planeadas con las condiciones de trabajo reales menos productivos, para alcances distintos y mensurables de trabajo, proporcionar las causas de las nuevas condiciones, y cuantificar la pérdida de productividad.
  • Obtener si los datos disponibles contemporáneas con respecto al trabajo de horas-hombre incurridos y las cantidades instaladas por tiempo (semanas o meses). En la preparación de un Claim por trastorno, utilizar esos datos de series de tiempo para demostrar las pérdidas de productividad en períodos discretos o mostrar paros laborales de trabajo, trabajo fuera de secuencia. Por otra parte, en la defensa contra un Claim, determinar si el t y la magnitud de las Hh reclamadas, se alinea con los presuntos hechos que lo afecten.
  • Si están disponible las Hh y datos cantidad instalados apropiados durante la duración del proyecto, y si hay relativamente poco períodos de trabajo afectados, realizar un análisis “milla medida” para determinar la pérdida de productividad de Hh que pueden estar asociados con los presuntos impactos.
  • Alternativamente, utilizar diversos estudios de la industria para estimar la pérdida de productividad de Hh asociados con los eventos impactados, tales como:
    • Sobretiempo
    • Congestión de oficios
    • Impactos meteorológicos
    • Trabajo fuera de secuencia
    • Impacto acumulativo debido a múltiples órdenes de cambio
    • Otros impactos de productividad
  • Determinar si se incrementó el personal de staff o los gastos generales, como consecuencia de trastornos, por lo que tales costos discretos podrían ser reclamados como parte de Claims por trastorno (no como parte de una demanda de atraso).
  • Determinar si el contratista gastó costos adicionales para aceleramiento y si el propietario ha pagado algún gasto de aceleramiento,
  • Determinar si las órdenes de cambio resultantes de los supuestos problemas, incluyen impacto o costos por pérdida de productividad.
  • Respecto a Claims por atrasos o prolongación, cuantificar la puesta a punto promedio de muerte de gastos generales de terreno del contratista por día, semana o mes. Utilizar los resultados del análisis de cronograma de atrasos compensables, para cuantificar daños por atraso del contratista. Como se señaló anteriormente, los gastos generales del contratista pueden cambiar sustancialmente durante el transcurso del proyecto, y puede tener que ser considerado más de un periodo.
  • Determinar si hay algún gasto general específico de Hh oficina central y costos que pueden estar vinculados directamente a los atrasos. Considerar el uso de Eichleay u otras fórmulas de asignación de gastos generales para el cálculo por atraso de los costos compensables oficina central.
  • Determinar qué tipo de equipo de construcción se utilizó para el trabajo en relación con los problemas. Obtener y analizar el tipo, la duración y los costos asociados con los costos de equipos de construcción propios/alquiler durante el período de atraso. Usando los resultados del análisis de atraso, distribuir los costos de atraso de equipos de construcción, que fueron causados por el propietario y causados por el contratista.
  • Usando del análisis de variación de los costos  y Hh, identificar cualquier costo de mano de obra, materiales, o de escalamiento de equipos instalados, en comparación con la estimación de la oferta en mano de obra, materiales o equipos instalados, debido a los atrasos causados por problemas.
  • Actualizar los análisis de variación de costos y HH para incluir órdenes de cambio aprobadas y pendientes, problemas causados por el contratista, atrasos y otros temas de Claims para determinar si la cantidad que se reclama a nivel de cuenta el costo es razonable. Asegurar que las Hh y costos asociados con cualquier Claim para los cuales el contratista pueda tener derecho, entren en las matrices de variación de Hh y costo, tales que las Hh y costos reclamados no excedan la diferencia entre el valor del contrato actual y las Hh y costos reales, cuando los problemas causados por el contratista se contabilizan en las variaciones.
  • Calcular el valor razonable del Claim, asociado con Claims de suspensión o termino sin resolver.
  • Calcular el valor razonable de cualquier Claim por:
    • pérdida de utilidades
    • descripción engañosa (tergiversación)
    • claims asociados a un fracaso en el cumplimiento de los estándares de seguridad
    • imposibilidad de rendimiento
    • enriquecimiento injusto
    • superior conocimiento
    • incumplimiento de las garantías implícitas
  • Calcular el valor razonable del Claim del contratista y demanda reconvencional del propietario contra el contratista.
  • Preparar matrices causa-efecto que conectan las causas raíces de los problemas a causas intermedias, y luego a los efectos y costos finales.
  • Preparar narrativas con la documentación de soporte que describan la información utilizada, los problemas encontrados, los análisis realizados, y los resultados de los cálculos de daños.
  • Etc.

(por Antonio Iribarren Catalán, Ingeniero Civil Mecánico, Consultor Senior QDRclaims)

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ASIGNACIÓN EQUITATIVA DE LA RESPONSABILIDAD POR DESVIACIONES EN CRONOGRAMAS

Resolución de Conflictos
Es sabido que durante el ciclo de vida de un contrato, se producirán diferencias de opinión, desacuerdos, controversias, conflictos y frecuentemente, Claims durante la ejecución de los trabajos.

La Metodología de trabajo estándar de QDRclaims para Claims en Contratos, tiene para los procesos Prevención de Claims, Gestión de Controversias, Resolución de Conflictos y Preparación para Arbitraje, su propio modelo ad-hoc, con sus herramientas y técnicas asociadas. Contempla efectuar Prevención de Claims antes de iniciar la ejecución del Contrato, y efectuar durante el desarrollo de los procesos de ejecución del Contrato, Gestión de Controversias, Resolución de Conflictos y Preparación para Arbitrajes/Juicios.

Una vez iniciados los trabajos de ejecución de los contratos, aparecen las Órdenes de Cambio. Órdenes de Cambio no resueltas, normalmente se transforman en Controversias (cuando surge una controversia, ningún tipo de acuerdo está garantizado: solo resta gestionarlas y mitigarlas). Controversias que no logran converger a una definición en que las partes reconocen estar de acuerdo (normalmente en el ámbito de los Administradores de Contrato Dueño/Contratista) escalan a los gerentes y/o sponsor del proyecto/contrato y se transforman en Conflictos. Conflictos no resueltos, se transforman en Claims Arbitrajes o derechamente, Juicios.

La Resolución de Conflictos es el conjunto de conocimientos y habilidades para comprender e intervenir en la resolución pacífica de las Controversias no resueltas. Es una disciplina que contiene entre muchas, desde las matemáticas hasta las comunicaciones. Dentro de las técnicas y herramientas utilizadas en este proceso, se encuentran:
• Análisis Forense Forensic Analysis de las Desviaciones de Cronogramas
• Análisis de Costos/Daños
• Relaciones Causa-Efecto

Desviaciones/Atrasos de Cronogramas
La mayoría de los contratos de construcción permiten al Mandante recuperar los daños y perjuicios, ya sea reales o por el atraso causado por el Contratista.
Los Contratistas también tienen contractualmente derecho a recuperar: 1) costos de terreno y gastos generales de oficina central a causa de los atrasos causados por dueños, 2) los costos de aceleramiento y de trastornos (disruption) ocasionados por el dueño, y 3) la pérdida de los costos de productividad, si los atrasos causados por los cambios en el alcance, eventos fuera del control del Contratista, o la interferencia del dueño, trastornan e impactan negativamente la secuencia y la eficiencia de la realización del trabajo planificado del Contratista. Sin embargo, las acciones del Contratista también pueden causar atrasos, trastornos y el impacto en el rendimiento planeado del Contratista.
Por lo tanto, un análisis retrospectivo al cronograma debe evaluar las obligaciones y derechos de cada parte contractual.

La mayoría de los Claims que surgen durante la ejecución de los Contratos, pueden incluir, v.g.: Atrasos (tanto por el contratista como por el propietario); Costos por Aceleramiento; Trastornos; Pérdida de Productividad; Condiciones del sitio diferentes; Cambios en el Alcance, Cambios constructivos; Documentos del Contrato Defectuosos y Deficientes, etc., siendo las más recurrentes, atrasos (95% de los contratos deproyectos sufren atrasos) y costos.

Para poder asignar responsabilidad por atrasos, es imprescindible efectuar un Análisis de los Atrasos de Cronogramas, realizando –a título de ejemplo- entre otras muchas:
• Obtener todos los archivos originales para la línea base del cronograma, líneas base reformulada de cronograma y actualizaciones de cronogramas.
• Determinar si los cronogramas contienen errores lógicos o falta de lógica.
• Determinar si el cronograma As-Planned del Contratista (secuencias, duraciones, alcance) era razonable.
• Confirmar que el cronograma As-Planned incluye la totalidad del alcance de trabajo originalmente contratado.
• Identificar cualquier intento de acelerar el trabajo como consecuencia de los problemas encontrados.
• Determinar si el Contratista fue mandatado a acelerar, o si se ha producido una aceleración constructiva.
• Determinar si el Contratista planeaba completar antes el trabajo del Contrato, y como se determinó y difundió esa fecha.
• Determinar si las fechas de inicio y término de las actividades del cronograma As-Built son exactas.
• Identificar los hitos relevantes y/o períodos de tiempo que deben analizarse.
• Determinar consensuadamente (Mandante/Contratista), el método análisis retrospectivo de atraso de cronogramas que deben realizarse sobre la base de los temas relacionados con el atraso denunciado. (AACE Internacional, Práctica Recomendada 29R-03, Análisis Forense de Cronograma).
• Etc.

La asignación equitativa de la responsabilidad por atrasos en los Contratos, es esencial para la resolución de muchas controversias contractuales. Los Contratistas generalmente afirman que se han atrasado por razones ajenas a su voluntad. Los Mandantes no están convencidos de que el Contratista tiene legítimamente derecho a una prórroga o atraso, al aceleramiento y daños por pérdida de productividad…..grandes cantidades en dinero pueden depender del resultado de una controversia sobre la atraso del Contrato. En consecuencia, un análisis exhaustivo del cronograma retrospectivo de todos los atrasos en los Contratos, es esencial para la resolución equitativa de los atrasos y controversias de construcción relacionadas con el impacto.
La respuesta típicamente, no está en una de las partes. Por lo general, está en ambas partes. El desafío es asignar la responsabilidad.

Estimado lector/a, según su conocimiento y experiencia, ¿podría agregar otras fuentes de análisis de cronogramas y/o emitir su opinión en relación al contenido de este artículo?

Favor agregar sus comentarios en la casilla que está a su disposición…….Muchas Gracias, por su participación.

(por Antonio Iribarren Catalán, Ingeniero Civil Mecánico, Consultor Senior QDRclaims)

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