Administrador de Contrato o Ingeniero en Claims, ¿quien asegura la mejor solución en una controversia?

Claim es el requerimiento de una compensación económica adicional por trabajos que se consideran no incluidos en el contrato, o ampliación de plazos de ejecución para la finalización de los trabajos -o ambos- que se ha hecho o que se cree haberlo hecho;  Claims es un NO commodity, no se enseña en la academia, ni existe un recetario de cómo resolverlos; Ingeniería de Claims, es la práctica de ingeniería dedicada a la gestión del Claim de un Contrato, que involucra un conjunto de reglas para aplicar áreas de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas a los procesos Claims.

Un Ingeniero en Claims, es aquel profesional cuyo conocimiento, juicio y experiencia se utilizan en la aplicación de técnicas, herramientas y metodologías a la recuperación de daños plazos / costos y la asignación de responsabilidades por las desviaciones excusables / compensables de los contratos, a diferencia de un        Administrador de Contratos (o gerente de proyecto, según el uso y costumbre local), que es la máxima autoridad a cargo del Contrato, nombrado y empoderado por la organización, para liderar y llevar a cabo el trabajo definido, e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del Contrato, proporcionando la dirección general del trabajo del Contrato.

El Administrador está permanentemente involucrado con su contrato, condición que significa necesariamente una visión sesgada del mismo  al momento de surgir problemas durante la ejecución (Claim), lo cual puede configurarse como un incentivo perverso, en la medida que sea el administrador quien no quiera revelar su propia responsabilidad y el verdadero valor del daño causado: en la industria de proyectos de ingeniería y construcción (contratos EPC, EPCM, e incluso NEC), es frecuente encontrar administradores de contratos  que erradamente extrapolan su experiencia ganada a lo largo de su recorrido por la ejecución contractual, con la capacidad y conocimiento para gestionar Claims.

Un experimentado administrador de contratos dista mucho de ser catalogado de manera instantánea como un “experto claimista”, ya que no ha desarrollado la habilidad de determinar la relación causal entre derecho y daño, ni maneja a discreción la diversidad de mecanismos a utilizar, para  la presentación y la fijación de precios de los daños excusables / compensables, por los problemas surgidos, durante la ejecución de un contrato: no basta ni es suficiente, ser un “muy buen o excelente analista contractual”.

Los mandantes ante la oportunidad de levantar un Claim a un contratista o viceversa, descartan la necesidad de contar con un soporte experto y suelen confiar dicha tarea al mismo administrador del contrato desde donde se origina la disputa. El objetivo no es alcanzar la mejor solución posible al conflicto, en términos de  compensaciones exigibles, sino ahorrar gastos de gestión.      

Así, la sustentación del caso por parte de un administrador de contratos que busca reducir su responsabilidad en la controversia, no resulta robusta y es fácilmente rebatible, ya que el administrador buscará traspasar a la otra parte injustificadamente, parte los costos de su poca diligencia. En un contexto tal, es altamente probable que arribar a una solución de la controversia tome mayor tiempo, incremente los costos de transacción y signifique un menor valor de las compensaciones exigibles.           

Contrariamente, un Ingeniero en Claims es un observador imparcial (esta fuera del contrato), ha desarrollado la capacidad de establecer de manera suficiente y neutra las responsabilidades entre las partes y; por tanto, los montos de los pagos que compensen equitativamente a cada una de ellas en la relación contractual, en un menor plazo y a menores costos de transacción.

En síntesis, un ingeniero en Claims asegura cumplir con el objetivo de lograr la compensación óptima, en el menor plazo acotando los costos de transacción para ambas partes: un juego ganar-ganar.  

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(por Antonio Iribarren y Wilfredo Solano, Consultores Senior QDRclaims)

RESILIENCIA CONTRACTUAL: CONTRATOS MENOS VULNERABLES A CLAIMS

La resiliencia es la capacidad que permite a los seres humanos adaptarse y superar situaciones complejas, a partir de una experiencia ya ocurrida en sus vidas. En el marco de la ejecución contractual, la aparición de una controversia entre las partes, puede equipararse a una situación de determinada complejidad -de mayor o menor grado-, en función de la brecha entre las posiciones de cada parte. La adaptación y superación ante la adversidad, significa entonces, la capacidad de ambas partes de un contrato, en aprender del mismo contrato, reduciendo las brechas observadas; es decir acercándose ambas, a la mejor asignación de riesgos posibles, que permita minimizar la exposición del contrato a una situación Claim: Resiliencia Contractual.

Así, en cada generación de contratos, contemporáneamente se va aprendiendo y corrigiendo su estructura y diseño, desde el uso de un lenguaje complejo, hacia uno  más amigable y sencillo (perfectamente entendible y asequible a cualquier especialista que esté involucrado en la gestión contractual), hasta instalar mecanismos que puedan acotar y controlar ex-ante el surgimiento de compensaciones exigibles: relacionar la resiliencia a contratos, reafirma la visión que los contratos son instrumentos «vivos», que se pueden mejorar, adaptar, para que sean eficientes durante su ejecución.

Los proyectos de la industria de la construcción, están llenos de riesgos y oportunidades relacionados con todos los stakeholders en un contrato: cómo y cuándo se identifican y gestionan estos riesgos, facilitará el éxito. No todos los riesgos pueden ser previstos, y precisamente son los impactos imprevistos los que crean un aumento de las Controversias entre las partes, debido a la falta de comprensión, planificación insuficiente y falta de habilidad para gestionarlas.

Los Claims/Controversias, forman parte integral del proceso de ejecución del contrato, tienen su génesis y se generan antes de la firma del contrato: existen diferencias entre (y no es lo mismo) prevenir un Claim que prevenir una Controversia, y la diferencia la hace, la firma del contrato según se indica abajo:

El Claim Contractual tiene la forma de Oportunidad cuando se trata de debilidades de la Otra Parte, y forma de Riesgo cuando se trata de debilidades propias de la Parte. Eufemísticamente en el primer caso se trata de “Levantar Claims” y “Atajar Claims” en el segundo.

Tanto Mandante como Contratista, generalmente actúan reactivamente los procesos Claims: resuelven conflictos cuando el Claim ya está en “la mesa”. Es importante trabajar bajo un enfoque Proactivo -tal como la Ingeniería de Claims Inteligente, que otorga mayor peso y énfasis a la alerta o detección temprana de Claims / Controversias-, abordando de manera anticipada la identificación, cuantificación, control y gestión de brechas Claims, evolucionando desde una visión tradicional de “resolver un Claim” hacia una visión de “prevenir una Claim”.

Dicho lo anterior, se puede alcanzar resiliencia en la ejecución de los contratos, desde el punto de vista de los Mandantes y de los Contratistas.

  • Del lado del Mandante, hay un aprendizaje continuo respecto a la gestión de Claims contractuales: cada nueva generación o modelo de contrato, es factible de ser mejorado, reduciendo de manera significativa los riesgos asociados a su ejecución.
  • Del lado del Contratista, le permite asignar más eficientemente sus recursos entre su portafolio de contratos, dimensionar y proyectar con mayor grado de confianza de sus contratos, reduce los costos de transacción para gestionar contratos.

En definitiva, la resiliencia contractual está asociada a una visión innovadora e inteligente, que permite prevenir una controversia o reducir significativamente la probabilidad de su ocurrencia, resultando mutuamente beneficiosa para las partes, permitiendo un escenario más estable y predecible para la ejecución de contratos: un juego en que ambos ganan.

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(por Antonio Iribarren y Wilfredo Solano, Consultores Senior QDRclaims)

DE ADMINISTRADOR DE CONTRATO A INGENIERO DE CLAIMS

En la industria de proyectos de ingeniería y construcción (contratos EPC, EPCM, e incluso NEC), es frecuente encontrar administradores de contratos (o gerentes de proyecto, según el uso y costumbre local) que erradamente extrapolan su experiencia ganada a lo largo de su recorrido por la ejecución contractual, con la capacidad y conocimiento para gestionar Claims.

Vamos por partes: un Contrato es “un acuerdo jurídicamente vinculante entre dos o más partes”. El acuerdo, es decir el Contrato y la “La Ley del Contrato” consustancial al acuerdo y sus complejidades, se debe Planificar, Organizar, Ejecutar, Controlar y Coordinar por cada parte, es decir ADMINISTRAR, según la condición de mandante o contratista y según sus intereses. Tanto el mandante como el contratista administran el contrato con finalidades similares (cumplimiento del alcance, del plazo y el presupuesto, identificación temprana de controversias, etc.).

Administrar implica poner recursos en acción para lograr un resultado esperado, direccionando el trabajo de otros y; para garantizar el éxito del Contrato, todos los integrantes del equipo -en particular el Administrador de Contratos- deben tener un completo y acabado conocimiento del alcance de los trabajos; de los términos contractuales para poder identificar cambios en el encargo; de las actividades consideradas como controversiales; y de la gestión del contrato.

  • Administración de Contratos, es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del contrato para cumplir con los requisitos del mismo, que requiere –en opinión del columnista entre otros- la gestión eficaz de al menos 27 procesos de los Grupos de Procesos (Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y del Cierre) y las 10 áreas de conocimientos del PMBoK.
  • Administrador de Contratos, es la máxima autoridad a cargo del Contrato, es la persona nombrada y empoderada por la organización, para liderar y llevar a cabo el trabajo definido, e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del Contrato, proporcionando la dirección general del trabajo del Contrato. No es mejor Administrador de Contratos el que no muestra cambios en su contrato, sino que aquel que los sabe conducir mejor.
  • Administrar un Contrato, es administrar un Negocio, y la gestión por el resultado del negocio queda en manos de una sola persona, de principio a fin: el Administrador de Contrato.

Por otra parte, Claim es el requerimiento de una compensación económica adicional por trabajos que se consideran no incluidos en el contrato, o ampliación de plazos de ejecución para la finalización de los trabajos -o ambos- que se ha hecho o que se cree haberlo hecho. Claims es un NO commodity, no se enseña en la academia, ni existe un recetario de cómo resolverlos.

  • Ingeniería de Claims, es la práctica de ingeniería dedicada a la gestión del Claim de un Contrato, que involucra un conjunto de reglas para aplicar áreas de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas a los procesos Claims.
  • Ingeniero de Claims, es aquel profesional cuyo conocimiento, juicio y experiencia se utilizan en la aplicación de técnicas, herramientas y metodologías a la recuperación de daños plazos / costos y la asignación de responsabilidades por las desviaciones excusables / compensables de los contratos.
  • Gestionar un Claim, es la habilidad adquirida para elegir y aplicar métodos, técnicas y herramientas para valorar y dimensionar suficientemente los daños ocasionados y cuya finalidad es lograr un estado mutuamente beneficioso para las partes involucradas.

Los Claims, forman parte integral del proceso de ejecución del contrato, de tal modo que un Ingeniero de Claims que administra un contrato, sabe con mucha antelación -desde la génesis del contrato- que habrá Claims que gestionar. Son de naturaleza desconocida, por lo que su tratamiento debe ser según sus características:

  • Requiere de conocimientos técnicos, económicos y jurídicos contractuales
  • Es una práctica, pero también es un arte: permite resolver una controversia con mutuo beneficio para ambas partes.
  • El éxito se basa en el comportamiento humano por lo que requiere: técnica, tratamiento de relaciones humanas y buena comunicación.
  • Aportan el resultado económico del contrato.

Una vez iniciados los trabajos de los contratos, aparecen las Órdenes de Cambio; Órdenes de Cambio no resueltas, normalmente se transforman en Controversias (cuando surge una controversia, ningún tipo de acuerdo está garantizado: solo resta gestionarlas y mitigarlas); Controversias que no logran converger a una definición en que las partes reconocen estar de acuerdo (en el ámbito de los Administradores de Contrato Mandante / Contratista), escalan a los sponsor y se transforman en Conflictos; Conflictos no resueltos, se transforman en Claims; y Claims en los que no se llega a acuerdo, devienen en Litigios: Arbitrajes o derechamente, Juicios.

El administrador es un sujeto permanentemente involucrado desde dentro con el contrato, condición que significa una visión sesgada del contrato al momento de surgir problemas durante la ejecución; en cambio un “claimista” ha aprendido a observar de manera imparcial (desde fuera del contrato) las dificultades en su ejecución y ha desarrollado la capacidad de establecer de manera suficiente y neutra, las responsabilidades de las partes y; por tanto, los montos de los pagos que compensen eficientemente a cada una de ellas en la relación contractual.

Un experimentado administrador de contratos dista mucho de ser catalogado de manera instantánea como un “experto claimista”, ya que no ha desarrollado la habilidad de determinar la relación causal entre derecho y daño, ni maneja a discreción la diversidad de mecanismos a utilizar, para  la presentación y la fijación de precios de los daños excusables / compensables, por los problemas surgidos, durante la ejecución de un contrato.

Las horas de vuelo requeridas para ser un experto Ingeniero de Claims, no radican únicamente en “conocer el contrato al dedillo”; es decir tener un conocimiento cabal y pormenorizado de cada una de las cláusulas que asignan derechos a cada una de las partes, sino implica establecer claramente la relación causal entre los derechos identificados y definidos con los daños a ser resarcidos, en términos de plazo y costo y; definir el mecanismo (técnica, herramienta, metodología) que permita valorar debida y suficientemente el total de daños excusables y compensables (recuperables), facilitando una solución mutuamente beneficiosa entre las partes de un contrato 

En síntesis, hay un largo trecho que recorrer para pasar de ser un eficiente administrador de contrato, a convertirse en un experto gestionando un Claim: QDR le brinda el camino más corto para lograr los mejores resultados, contando con una plantilla de expertos súper senior, de alta calificación, con miles de horas de experiencia en terreno, para poner a su disposición la solución que más se ajuste a su necesidad.

Estimado lector: Le solicitamos, si lo estima del caso, agregar sus opiniones en el cuadro para comentarios, que está a su disposición. Sus opiniones son muy importantes para nosotros. Muchas Gracias, por su participación.

(por Antonio Iribarren y Wilfredo Solano, Consultores Senior QDRclaims)

ANALISIS TEMPRANO DE BRECHAS CLAIMS

En QDRclaims hemos tomado muy en serio la dura realidad que en los contratos de los proyectos a nivel mundial, en promedio, cerca del 25% de la inversión significa sobrecostos por cambios en el encargo, y 10% adicional SIGNIFICA SOBRECOSTOS POR CLAIMS, lo que claramente amaga el negocio: deseamos influir de manera contundente, en la forma como los Owners (tanto del Mandante como del Contratista), abordan los procesos Claims, casi siempre reactivos: resuelven conflictos cuando el Claim ya está en “la mesa”.

Desde QDRclaims venimos trabajando bajo un enfoque eminentemente PROACTIVO, en lo que denominamos “Ingeniería de Claims Inteligente”, que permite innovar en la gestión de Claims contractuales, al darle mayor peso y énfasis a la alerta o detección temprana de Claims, abordando de manera anticipada la identificación, cuantificación, control y gestión de riesgos Claims, evolucionando desde una visión tradicional de “resolver un Claim” hacia una visión innovadora e inteligente de “prevenir una Claim”. De hecho, la Prevención, es nuestro principal sello: buscamos que los Clientes estén preparados para enfrentar y mitigar Riesgos Claims, desde la etapa previa a la licitación, con la finalidad de eliminar sesgos y minimizar impactos por mala asignación de riesgos, según sea el “Delivery Model”.

Tanto el levantamiento de riesgos como como de oportunidades contractuales, tiene el sentido de interpretar factores que con una alta probabilidad afectarán el desempeño y la relación contractual entre las partes, por interpretaciones desiguales, vicios ocultos emergiendo, falta de información, etc., que podrían afectar los compromisos de plazo y costo del contrato, por la aparición de conceptos controversiales que pueden desembocar en conflictos y estos escalar a Claims formales.

Según QDRclaims, la probabilidad de prevenir Claims -tanto en el mandante como en el contratista-, tiene su máxima expresión antes de la firma del contrato, y es particularmente eficiente, en etapas muy tempranas de los procesos de ejecución del contrato: nuestra solución “Análisis Temprano de Brechas Claims” (con su Plan de Gestion de Controversias/Oportunidades asociado) apunta a: a) Identificar Riesgos críticos potenciales de Claim y entregar planes de acción para su gestión y control, y/o b) Identificar Oportunidades, proponer Líneas de Acción y recomendar a nuestro Cliente, respecto levantar controversias críticas potenciales de Claims durante el proceso de ejecución del mismo.

Según QDRclaims, Brecha Contractual es una diferencia respecto de lo que se entiende, interpreta y/o infiere por las partes -en relación a algunos de los tópicos del contrato y su documentación de respaldo (tema claramente interpretativo), -, que usualmente genera discusiones, derivando en Controversias y Claims: pueden ser Oportunidades o Riesgos.

El Análisis Temprano de Brechas Claims:

  • tiene como propósito identificar, calificar y priorizar las Brechas Críticas Potenciales de Claim, a partir de los documentos contractuales (bases de datos de los documentos de licitación y de la oferta técnica económica y documentación generada), para establecer el nivel de Oportunidades/Riesgo, entregar Planes de Acción para su gestión/control, y Plan de gestión de Oportunidades/Controversias.
  • tanto el levantamiento de Riesgos como como de Oportunidades contractuales, desde la información documental del contrato, tiene el sentido de interpretar factores que con una alta probabilidad afectarán el desempeño y la relación contractual entre las partes, por interpretaciones desiguales, vicios ocultos emergiendo, falta de información, etc., que podrían afectar los compromisos de plazo y costo del contrato, por la aparición de conceptos controversiales que pueden desembocar en conflictos y estos escalar a Claims formales.
  • es una actividad de prevención de Claims que es conveniente realizar a partir del diseño de la estrategia de ejecución del proyecto, se inicia con el desarrollo de los procesos de licitación y la preparación de la documentación contractual respaldos incluidos, y es eficiente, incluso después del inicio de la ejecución.

La brecha contractual es posible de acercar, reducir y talvez eliminar en caso de ser no significativa, o por el contrario, se puede mantener y/o aumentar hasta terminar en Claims a dirimir por un tercero y/o la justicia de la Ley. Es por lo tanto, una perturbación que genera discusiones y pérdidas de armonía entre las partes; puede verse como una Oportunidad o como un Riesgo: Tiene la forma de Oportunidad cuando se trata de debilidades de la Otra Parte, y toma forma de Riesgo cuando se trata de debilidades propias de la Parte.

La probabilidad de prevenir Claims, tanto en el mandante o concedente, como en el contratista o concesionario, tiene su máxima expresión antes de la firma del contrato, y es particularmente eficiente en etapas muy tempranas de los procesos de ejecución del contrato.

El mandante es responsable de preparar toda la documentación para enfrentar la licitación, y el contratista es el responsable de presentar su oferta según lo especificado por el mandante: no existe interferencia entre las partes antes de la firma del contrato. Solo se requiere un trabajo, metódico, riguroso y de alta calidad, ejecutado por profesionales especialistas y expertos. Una vez firmado el contrato, son dos las partes que deben entender de la misma forma los contenidos, alcances, compromisos, responsabilidades, etc., lo que no siempre sucede. A partir de allí, aparecen las interpretaciones, los conceptos controversiales, que de no mediar la debida y diligente gestión de las partes, normalmente se termina en Claims.

La presentación o levantamiento de Claims, depende no solo de El análisis de desviaciones (controversias) en la ejecución del contrato respecto del contrato mismo, sino también -biunívocamente- de la capacidad del reclamante para disponer información veraz, oportuna, detallada, trazable, de las causales de la desviación, de forma de levantar el Claim con la documentación de respaldo correspondiente, pruebas que -dese luego- deben ser sólidas, de modo de evitar que la participación de peritos, encuentre fallos en los respaldos y con eso diluyan el Claim: de no existir los respaldos, el Claim -pudiendo ser perfectamente acreedor a ello- se puede transformar solo en una discusión del concepto controversial, el que escalará solo hasta encontrar un punto de negociación, que normalmente deja conforme a una parte y no precisamente al que reclama.

De nada sirve detectar Oportunidades para levantar Claims, si el que reclama no ha ejecutado la Administración del Contrato de forma impecable, manteniendo bajo su control toda la data e información que se genera en la ejecución de las actividades del contrato.

Simultáneamente y del mismo modo, es menester considerar que la otra parte estará en un proceso de detección de vulnerabilidades de la parte propia, por lo que se debe pensar que existe un proceso de detección de debilidades sobre la que fue la parte propia respecto la gestión de la ejecución del contrato. Es decir, se debe analizar la participación de la parte propia en el contrato de modo crítico, de manera de detectar las brechas que posibilitarán la presentación de compensaciones de la otra parte.

Metodología Análisis de Brechas Claims (Oportunidades y Riesgos)

El análisis para la detección de Oportunidades y Riesgos contractuales, es una de las tareas a ejecutar, que -de acuerdo con el modelo QDRclaims- son partes del proceso Planificación de Oportunidades y Prevención de Claims, respectivamente.

 El análisis de Oportunidades y análisis de Riesgos, en general se realiza:

  • a toda la documentación contractual (Línea Base Documental)
  • al proceso de licitación y Ejecución (Línea Base del Proceso de Licitación y Ejecución)
  • a la estructura y contenidos del contrato resultante (Línea Base del Contrato)
  • a las funciones técnico-administrativas que la organización ha dispuesto para la administración del contrato y las relaciones que de ahí deriven (Línea Base de la Organización)
  • a la Planificación y Programación de la ejecución (Línea Base del Cronograma

De la siguiente manera:

  • Estudiar el contrato y la correspondencia generada (línea base documental)
  • licitación
  • oferta
  • documentos generados
  • Relación entre procesos y probabilidad de ocurrencia de Claims
  • línea base proceso licitación
  • línea base contrato
  • línea base organización
  • línea base planificación y programación
  • Análisis brechas Claims
  • levantar brechas Oportunidades/Riesgos críticos potenciales de Claim
  • establecer el nivel de Oportunidad/Riesgo
  • entregar planes de acción para su gestión/control
  • proponer mejoras para su mitigación

Algunos Entregables típicos:

  • Informe “Oportunidades, Líneas de acción y Recomendaciones para levantar Controversias Críticas potenciales de Claim”
  • Relatoría, Facilitación del workshop interno “Análisis de Oportunidades para levantar Controversias Críticas potenciales de Claim”.
  • Informe “Identificación de Brechas y Plan de Acción para el control / mitigación de las mismas”
  • Relatoría, Facilitación del workshop interno “Análisis de Riesgo Residual para las brechas detectadas”.

QDRclaims también está en condiciones –si nuestro cliente lo requiere- de entregar un Plan de Gestión de Controversias para el contrato en estudio.

El servicio se realiza con metodologías QDRclaims, se tarda de 10 a 18 semanas llevar a cabo el trabajo, plazo que es función -y depende- de la complejidad del caso, el volumen y la disponibilidad de los documentos clave y disponibilidad de personal del cliente.

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(por Antonio Iribarren Catalán, Ingeniero Civil Mecánico, Consultor Senior QDRclaims)

CLAIM OFFICE

         (por Antonio Iribarren, Ingeniero Civil Mecánico, Consultor Senior QDRclaims)

En mi opinión, ni una excelente definición del Encargo, ni seguir “by-the book” el contrato, ni tener un muy buen procedimiento de Ordenes de Cambio (OC), libera la relación contractual de Claims: a nivel mundial, el año 2004, 2-5% de los contratos tenían Claims, y 10-15% Ordenes de cambio, lo que totaliza entre 12-20% de crecimiento total (fuente: Pinnel&Busch Inc.). Hoy esos guarismos -a lo menos- se han triplicado.

El Claim Contractual, depende no solo de la existencia de conceptos controversiales, la detección de desviaciones y el incumplimiento de compromisos por las partes durante la ejecución del contrato, respecto del contrato mismo, sino también -biunívocamente- de la capacidad del reclamante para disponer información veraz, oportuna, detallada, trazable, de las causales del concepto controversial, de la desviación y del incumplimiento, de forma de presentar el Claim a la forma de una Solicitud de Compensación, perfectamente documentada, que demanda la reparación pecuniaria por los impactos provocados.

Conceptos controversiales, detección de desviaciones e incumplimiento de compromisos, son controversias hasta que las partes acuerdan resolver la controversia, normalmente y de acuerdo con las facilidades que los mismos contratos proponen, vía la aprobación de una OC en la que se acordó y definió el Plazo, el Costo, el Alcance y las condiciones de su ejecución. La aprobación de la OC, normalmente está en el campo de facultades de los Administradores de Contrato/Gerente de Proyecto.

Todas aquellas controversias sobre las que no se logra acuerdo, escalan normalmente a Conflictos, siempre bajo la forma de la Solicitud de Compensación. La resolución de los conflictos normalmente se canaliza vía la negociación entre las partes; también la mediación y la conciliación son instancias de resolución de conflictos con la participación de un tercero. La resolución de conflictos, normalmente se resuelven a nivel de una autoridad facultada, de mayor nivel organizacional que el Administrador de Contratos. Aún si no se logra el acuerdo en esas instancias, el arbitraje y la judicialización son los mecanismos más extremos de la resolución del conflicto. En este caso, normalmente la autoridad de mayor nivel facultado de la organización, decide las estrategias y la decisión de judicializar el Claim.

En el caso de Arbitraje, este debe estar pactado en el contrato. Escalar la controversia hasta judicializarla, depende además de lo significativo a que apunte la compensación reclamada. Con mayor razón, en esta condición, las pruebas que respaldan el Claim deben ser sólidas, indestructibles, de modo de evitar que la participación de peritos, encuentre fallos en los respaldos y con eso diluyan el Claim.

De no existir los respaldos, el Claim -pudiendo ser verdadero- se puede transformar solo en una discusión del concepto controversial, el que escalará solo hasta encontrar un punto de negociación, que normalmente deja conforme a una parte y no precisamente al que reclama.

Simultáneamente y del mismo modo, es menester considerar que la Otra Parte estará en un proceso de detección de vulnerabilidades de nuestra participación: ergo, debemos pensar que existe un proceso de detección de debilidades sobre la que fue nuestra oferta y sobre la que es nuestra gestión de la ejecución del contrato. Es decir, debemos analizar nuestra participación en el contrato de manera crítica, de manera de detectar las brechas que posibilitarán la presentación de compensaciones de la otra parte.

El Claim tiene un camino de análisis eminentemente técnico-administrativo (revisión de los documentos contractuales y la información generada durante el desarrollo del contrato), antes de ser “judicializado”…..(sic) “Negociación/resolución de conflictos y apoyo periódico de la unidad jurídica de la compañía”, son solo un ínfima parte de los mecanismos que permiten zanjar controversias y/o mejor mitigar los problemas asociados a desviaciones en el alcance, atrasos en el cronograma y sobrecostos en los Contratos (análisis de costos/daños, desviaciones de cronogramas, Relaciones Causa-Efecto), que por lo demás, son las mismas para el Mandante como para el Contratista y que normalmente no se aplican en los contratos.

 La probabilidad de que existan Claims, existe hoy más que nunca (los contratistas que se jactan que nunca han levantado un Claim, son una raza en extinción), sobre todo en contratos de alto presupuesto: debe implementarse la Gestión de Claims/Claims Office, que se inicia con el Plan de Gestión de Controversias, que es un procedimiento que QDRclaims propone desarrollar por las personas claves del contrato -de circulación reservada-, con responsabilidad de encargado de la “Claim Office” , Unidad compuesta por:

  • Un equipo multidisciplinario de Ingenieros senior en Controversias, de alta confianza del Dueño, con vasto conocimiento empírico, dedicado a apoyar la gestión de controversias, con foco en su prevención y la preparación de la defensa de los Claims potenciales, con presencia física permanente en terreno, soportando al Gerente del Contrato.
  • Con experiencia en terreno, particularmente como Administradores de Contratos, metódicos, analíticos, estudiosos y conocedores del ambiente cultural de la organización. enfocado en la preparación de la defensa de los casos de controversia.
    • Senior: piensa/mira lo que pasa, proyecta, elabora información de análisis y recomienda rutas de acción al Gerente del Contrato
    • Analista: conoce especialidades que le permitan ser capaz de llegar a proyectar números
  • Arman herramientas con la tecnología existente y el sentido común, para definir por donde van las tendencias de las pretensiones del contratista.

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