BIENVENIDO A INGENIERIA DE CLAIMS INTELIGENTE

Según QDRclaims, Ingeniería de Claims Inteligente-ICI, es el conjunto de reglas para aplicar áreas de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas -reconocidas internacionalmente- a los procesos en la gestión de Claims, permitiendo un aprendizaje continuo, respecto de cómo "Cuidar los Contratos" (diseñar, gestionar y controlar contratos de construcción, para proyectos de ingeniería, operaciones e infraestructura), sabiendo elegir las alternativas más convenientes en la resolución de un problema, para satisfacer las necesidades de los clientes y de todas las personas que forman la organización.

Pioneros en Prevención Temprana de Claims

QDRclaims, firma consultora con un equipo multidisciplinario independiente, pionera en Latinoamérica en Análisis Temprano de Brechas Claims, aborda todos los procesos Claims contractuales. La Prevención, es nuestro principal sello: buscamos que los Clientes estén preparados para enfrentar y mitigar Riesgos Claims, desde la etapa previa a la licitación, con la finalidad de eliminar sesgos y minimizar impactos por mala asignación de riesgos, según sea el “Delivery Model”.

Entregamos Éxito

QDRclaims, es una firma de consultoría Latinoamericana independiente, en las industrias de la minería, energía, petróleo e infraestructura, liderando el conocimiento y aplicación de mecanismos a la gestión de Claims, a través del ciclo de vida de los contratos, para ofrecer soluciones Claims con Riesgos/Costos ALARP: As Low As Reasonable Practicable tan bajos como sea "razonablemente" posible (razonablemente, aquello que se debe considerar dentro de un ambiente circunstancial de cada caso). Nuestro enfoque en la independencia y neutralidad, junto con nuestro excelente equipo de consultores y metodologías, nos permiten satisfacer completamente y superar las expectativas del cliente. Nuestro equipo ágil de expertos ya lo ha hecho antes, tenemos experiencia desde “Análisis Temprano de Brechas Claims”, pasando por “Cuidar el Contrato”, hasta “Soporte al proceso Arbitral”.

Enfoque en la Construcción de Relaciones

Valoramos una relación duradera con nuestros clientes. Estamos comprometidos a mantener Confianza y Lealtad a largo plazo con nuestros clientes. Esto permite a nuestros clientes beneficiarse de nuestra profunda comprensión de sus negocios y sus distintas necesidades y desafíos respecto Claims.

Innovación y Mejora Continua

Generamos e implementamos procesos internos de investigación y desarrollo, basados en la enseñanza/aprendizaje con nuestros clientes, en nuestros modelos y mecanismos (metodologías, técnicas, herramientas), asegurando así, que incrementamos nuestra imaginación, permaneciendo dentro de límites prácticos.


¿QUÉ ES INGENIERÍA DE CLAIMS INTELIGENTE?

Hemos tomado muy en serio la dura realidad que en los contratos de los proyectos a nivel mundial, en promedio, cerca del 25% de la inversión significa sobrecostos por cambios en el encargo, y 10% adicional SIGNIFICA SOBRECOSTOS POR CLAIMS, lo que claramente amaga el negocio.

Nuestro propósito es influir de manera contundente, en la forma como los Owners (tanto del Mandante como del Contratista), abordan los procesos Claims. Generalmente son reactivos, es decir resuelven conflictos cuando el Claim ya está en “la mesa”- por ello, desde QDRclaims venimos trabajando bajo un enfoque eminentemente PROACTIVO, en lo que denominamos Ingeniería de Claims Inteligente – ICI, que permite innovar en la gestión de Claims contractuales, al darle mayor peso y énfasis a la alerta o detección temprana de Claims, abordando de manera anticipada la identificación, cuantificación, control y gestión de riesgos Claims, evolucionando desde una visión tradicional de “resolver un Claim” hacia una visión innovadora e inteligente de “prevenir una Claim”.

Ingenieria de Claims Inteligente, es el conjunto de reglas para aplicar áreas de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas -reconocidas internacionalmente- a los procesos en la gestión de Claims, permitiendo un aprendizaje continuo, respecto de cómo “Cuidar los Contratos”, sabiendo elegir las alternativas más convenientes en la resolución de un problema, para satisfacer las necesidades de los clientes, como una respuesta concreta a la tradicional gestión de Claims, guiada por una conveniente litigiosidad (a la expectativa de una significativa success fee) y la pasividad de los Mandantes en ejecutar compensaciones a favor de sus Contratistas.

La conveniente litigiosidad se refleja en que -según prácticas actuales- cerca del 95% de los Claims se abordan post firma contrato y se enfrentan, aunque no siempre se resuelvan, en la etapa en que se presenta una disputa en la ejecución contractual, generando eventualmente costosas negociaciones y dilatando los plazos de ejecución de los contratos. En la mayoría de las veces generada la disputa, esta se resuelve en un arbitraje, donde es común observar Mandantes “atajando” Claims realizando pagos significativos por compensaciones, pudiendo representar éstas más que las reservas por contingencias consideradas y afectar incluso el desempeño del negocio. En la industria de los Claims parece darse con mucha frecuencia un juego de suma cero, donde los Mandantes transfieren rentas adicionales (Claims pagados) a los Contratistas y se incurren en mayores costos para gestionar sus contratos.

Esta nueva visión, incorpora también un cambio de comportamiento del Mandante al considerar las oportunidades contractuales que estén a su disposición para también “levantar” Claims, no con la finalidad de ser una fuente de disputa en sí misma, sino por permitir ampliar el espacio y la capacidad de negociación entre las partes con miras a prevenir disputas onerosas.

En ambos lados del contrato hay beneficios. Del lado del Mandante, hay un aprendizaje continuo respecto a la gestión de Claims contractuales, cada nueva generación o modelo de contrato, es factible de ser mejorado, reduciendo de manera significativa los riesgos asociados a su ejecución. La prevención puede dar espacio asimismo, a identificar posibilidades de mejoras o ajustes a los procesos de inversiones y ejecución de proyectos, incluso a restructuración de la organización, específicamente en las áreas y/o divisiones encargadas de gestión, control de contratos y procura. Incrementa la reputación y confianza frente al Contratista.

Por su parte al Contratista le permite asignar más eficientemente sus recursos entre su portafolio de contratos, le permite dimensionar y proyectar con mayor grado de confianza los de los proyectos, reduce sus costos de transacción para gestionar contratos.

En general, un enfoque de ICI es mutuamente beneficioso para las partes, permite un escenario estable y predecible para la ejecución de contratos, un juego en que ambos ganan; una relación que de transferir rentas pasa a crear valor para las partes.


Elementos diferenciadores ICI:

  • Identificar causas raíz en las etapas previas a la adjudicación del contrato
  • Prevención de Claims en la etapa de Planificación de los Proyectos/Contratos
  • Propuesta de Modelo de Contrato
  • Revisión temprana de Contratos en la etapa de Licitación
  • FODA a las Bases de Licitación
  • Formación (temprana) del equipo del Contrato
  • Soporte legal en la Negociación de términos contractuales
  • Liderar el proceso de Aclaraciones, Preguntas y Respuestas
  • Evaluación de Riesgos en el proceso de Homologación Final
  • Análisis Temprano de Brechas Claims
  • Plan de Gestión de Controversias

ANALISIS TEMPRANO DE BRECHAS CLAIMS

En QDRclaims hemos tomado muy en serio la dura realidad que en los contratos de los proyectos a nivel mundial, en promedio, cerca del 25% de la inversión significa sobrecostos por cambios en el encargo, y 10% adicional SIGNIFICA SOBRECOSTOS POR CLAIMS, lo que claramente amaga el negocio: deseamos influir de manera contundente, en la forma como los Owners (tanto del Mandante como del Contratista), abordan los procesos Claims, casi siempre reactivos: resuelven conflictos cuando el Claim ya está en “la mesa”.

Desde QDRclaims venimos trabajando bajo un enfoque eminentemente PROACTIVO, en lo que denominamos “Ingeniería de Claims Inteligente”, que permite innovar en la gestión de Claims contractuales, al darle mayor peso y énfasis a la alerta o detección temprana de Claims, abordando de manera anticipada la identificación, cuantificación, control y gestión de riesgos Claims, evolucionando desde una visión tradicional de “resolver un Claim” hacia una visión innovadora e inteligente de “prevenir una Claim”. De hecho, la Prevención, es nuestro principal sello: buscamos que los Clientes estén preparados para enfrentar y mitigar Riesgos Claims, desde la etapa previa a la licitación, con la finalidad de eliminar sesgos y minimizar impactos por mala asignación de riesgos, según sea el “Delivery Model”.

Tanto el levantamiento de riesgos como como de oportunidades contractuales, tiene el sentido de interpretar factores que con una alta probabilidad afectarán el desempeño y la relación contractual entre las partes, por interpretaciones desiguales, vicios ocultos emergiendo, falta de información, etc., que podrían afectar los compromisos de plazo y costo del contrato, por la aparición de conceptos controversiales que pueden desembocar en conflictos y estos escalar a Claims formales.

Según QDRclaims, la probabilidad de prevenir Claims -tanto en el mandante como en el contratista-, tiene su máxima expresión antes de la firma del contrato, y es particularmente eficiente, en etapas muy tempranas de los procesos de ejecución del contrato: nuestra soluciónAnálisis Temprano de Brechas Claims” (con su Plan de Gestion de Controversias/Oportunidades asociado) apunta a: a) Identificar Riesgos críticos potenciales de Claim y entregar planes de acción para su gestión y control, y/o b) Identificar Oportunidades, proponer Líneas de Acción y recomendar a nuestro Cliente, respecto levantar controversias críticas potenciales de Claims durante el proceso de ejecución del mismo.

Según QDRclaims, Brecha Contractual es una diferencia respecto de lo que se entiende, interpreta y/o infiere por las partes -en relación a algunos de los tópicos del contrato y su documentación de respaldo (tema claramente interpretativo), -, que usualmente genera discusiones, derivando en Controversias y Claims: pueden ser Oportunidades o Riesgos.

El Análisis Temprano de Brechas Claims:

  • tiene como propósito identificar, calificar y priorizar las Brechas Críticas Potenciales de Claim, a partir de los documentos contractuales (bases de datos de los documentos de licitación y de la oferta técnica económica y documentación generada), para establecer el nivel de Oportunidades/Riesgo, entregar Planes de Acción para su gestión/control, y Plan de gestión de Oportunidades/Controversias.
  • tanto el levantamiento de Riesgos como como de Oportunidades contractuales, desde la información documental del contrato, tiene el sentido de interpretar factores que con una alta probabilidad afectarán el desempeño y la relación contractual entre las partes, por interpretaciones desiguales, vicios ocultos emergiendo, falta de información, etc., que podrían afectar los compromisos de plazo y costo del contrato, por la aparición de conceptos controversiales que pueden desembocar en conflictos y estos escalar a Claims formales.
  • es una actividad de prevención de Claims que es conveniente realizar a partir del diseño de la estrategia de ejecución del proyecto, se inicia con el desarrollo de los procesos de licitación y la preparación de la documentación contractual respaldos incluidos, y es eficiente, incluso después del inicio de la ejecución.

La brecha contractual es posible de acercar, reducir y talvez eliminar en caso de ser no significativa, o por el contrario, se puede mantener y/o aumentar hasta terminar en Claims a dirimir por un tercero y/o la justicia de la Ley. Es por lo tanto, una perturbación que genera discusiones y pérdidas de armonía entre las partes; puede verse como una Oportunidad o como un Riesgo: Tiene la forma de Oportunidad cuando se trata de debilidades de la Otra Parte, y toma forma de Riesgo cuando se trata de debilidades propias de la Parte.

La probabilidad de prevenir Claims, tanto en el mandante o concedente, como en el contratista o concesionario, tiene su máxima expresión antes de la firma del contrato, y es particularmente eficiente en etapas muy tempranas de los procesos de ejecución del contrato.

El mandante es responsable de preparar toda la documentación para enfrentar la licitación, y el contratista es el responsable de presentar su oferta según lo especificado por el mandante: no existe interferencia entre las partes antes de la firma del contrato. Solo se requiere un trabajo, metódico, riguroso y de alta calidad, ejecutado por profesionales especialistas y expertos. Una vez firmado el contrato, son dos las partes que deben entender de la misma forma los contenidos, alcances, compromisos, responsabilidades, etc., lo que no siempre sucede. A partir de allí, aparecen las interpretaciones, los conceptos controversiales, que de no mediar la debida y diligente gestión de las partes, normalmente se termina en Claims.

La presentación o levantamiento de Claims, depende no solo de El análisis de desviaciones (controversias) en la ejecución del contrato respecto del contrato mismo, sino también -biunívocamente- de la capacidad del reclamante para disponer información veraz, oportuna, detallada, trazable, de las causales de la desviación, de forma de levantar el Claim con la documentación de respaldo correspondiente, pruebas que -dese luego- deben ser sólidas, de modo de evitar que la participación de peritos, encuentre fallos en los respaldos y con eso diluyan el Claim: de no existir los respaldos, el Claim -pudiendo ser perfectamente acreedor a ello- se puede transformar solo en una discusión del concepto controversial, el que escalará solo hasta encontrar un punto de negociación, que normalmente deja conforme a una parte y no precisamente al que reclama.

De nada sirve detectar Oportunidades para levantar Claims, si el que reclama no ha ejecutado la Administración del Contrato de forma impecable, manteniendo bajo su control toda la data e información que se genera en la ejecución de las actividades del contrato.

Simultáneamente y del mismo modo, es menester considerar que la otra parte estará en un proceso de detección de vulnerabilidades de la parte propia, por lo que se debe pensar que existe un proceso de detección de debilidades sobre la que fue la parte propia respecto la gestión de la ejecución del contrato. Es decir, se debe analizar la participación de la parte propia en el contrato de modo crítico, de manera de detectar las brechas que posibilitarán la presentación de compensaciones de la otra parte.


Metodología Análisis de Brechas Claims (Oportunidades y Riesgos)

El análisis para la detección de Oportunidades y Riesgos contractuales, es una de las tareas a ejecutar, que -de acuerdo con el modelo QDRclaims- son partes del proceso Planificación de Oportunidades y Prevención de Claims, respectivamente.


El análisis de Oportunidades y análisis de Riesgos, en general se realiza:

  • a toda la documentación contractual (Línea Base Documental)
  • al proceso de licitación y Ejecución (Línea Base del Proceso de Licitación y Ejecución)
  • a la estructura y contenidos del contrato resultante (Línea Base del Contrato)
  • a las funciones técnico-administrativas que la organización ha dispuesto para la administración del contrato y las relaciones que de ahí deriven (Línea Base de la Organización)
  • a la Planificación y Programación de la ejecución (Línea Base del Cronograma)

Algunos Entregables típicos:

  • Informe “Oportunidades, Líneas de acción y Recomendaciones para levantar Controversias Críticas potenciales de Claim”
  • Relatoría, Facilitación del workshop interno “Análisis de Oportunidades para levantar Controversias Críticas potenciales de Claim”.
  • Informe “Identificación de Brechas y Plan de Acción para el control / mitigación de las mismas”
  • Relatoría, Facilitación del workshop interno “Análisis de Riesgo Residual para las brechas detectadas”.

QDRclaims también está en condiciones –si nuestro cliente lo requiere- de entregar un Plan de Gestión de Controversias para el contrato en estudio.

El servicio se realiza con metodologías QDRclaims, se tarda de 10 a 18 semanas llevar a cabo el trabajo, plazo que es función -y depende- de la complejidad del caso, el volumen y la disponibilidad de los documentos clave y disponibilidad de personal del cliente.

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